أًصبحت الحاجة الى أدوات فعالة لتحسين الكفاءة الإدارية والتشغيلية أمرًا حتميًا في الوقت الحالي، وذلك نظرًا للتحديات الكثيرة التي تواجه الشركات في ظل التطور المتسارع للتكنولوجيا، بالإضافة الى وجود تنافسية شديدة في كافة المجالات، وهنا يتضح دور نظام ERP الذي يعد من أبرز الحلول التي يمكن الاعتماد عليها في تحقيق الكفاءة وذلك من خلال الدمج بين مختلف الأقسام في منصة واحدة.
بالإضافة الى ما ذكرنا نظام تخطيط موارد المؤسسات يساهم في زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتحسين اتخاذ القرارات علاوة على ذلك النظام يساعد الشركات في التحول إلى بيئة عمل رقمية وذلك من خلال التقنيات والأدوات المتطورة المتاحة بداخله، وذلك يجعلها أكثر قدرة على المنافسة والنمو في المستقبل، وفي موضوع اليوم سوف نسلط الضوء على بعض التفاصيل حوله موضحين تعريفه ومزاياه وعيوبه، بالإضافة الى أهميته للمؤسسات ومكوناته، ولذلك عليك المتابعة حتى النهاية.
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات erp ؟
نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP عبارة عن برنامج إداري متكامل يستخدم في مهام كثيرة منها جمع وإدارة وتفسير البيانات، ويهدف إلى توحيد مختلف أقسام الشركة مثل المالية و الموارد البشرية والمشتريات والمخزون والمبيعات في نظام واحد، وذلك الأمر يعزز من الكفاءة الإدارية والتشغيلية من خلال تسهيل عملية تبادل المعلومات ومراقبتها.
علاوًة على ما ذكرنا النظام يعمل على اتمتة العديد من المهام الروتينية، مما يقلل من الأخطاء ويزيد من سرعة إنجاز الأعمال، كما أنه يوفر تقارير وتحليلات تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مدروسة، نود الإشارة الى أن النظام يمكن تصميمه بشكل يناسب كل مؤسسة على حدى كما يمكن التحكم فيه بطرق مختلفة وذلك الأمر يجعل تطبيقه يستغرق وقتًا طويلًأ، وفيما يلي من فقرات سوف نوضح الكثير من التفاصيل حوله.
مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة
يتألف نظام ERP من مجموعة من المكونات يطلق عليها ايضًا وحدات العمل وذلك لأنها تعمل معًا على دمج وإدارة جميع العمليات الأساسية في المؤسسة وربط كافة الأقسام ببعضها وفيما يلي سوف نتناول كل وحدة بالتفصيل.
إدارة الموارد البشرية (HR)
تعمل هذه الوحدة على تحسين إدارة الموارد البشرية وتوفر بيانات دقيقة حول الموظفين وذلك الأمر يساهم في اتخاذ قرارات أفضل بشأن التوظيف وتطوير الموظفين، ومهامها الرئيسية تتلخص في إدارة بيانات الموظفين وجدولة المناوبات والحضور والانصراف وإدارة الرواتب والتعويضات وإدارة الأداء والتدريب والتوظيف وإدارة المواهب.
إدارة المالية والمحاسبة
هذه الوحدة تقدم رؤية شاملة للوضع المالي للشركة، مما يساعد على إدارة الموارد المالية بكفاءة واتخاذ قرارات مالية مستنيرة، وتتلخص مهامها الرئيسية في إدارة دفتر الأستاذ العام وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة وإعداد الميزانيات والتقارير المالية وإدارة الأصول الثابتة وإدارة التدفقات النقدية، وتعد من أهم مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات.
إدارة سلسلة التوريد (SCM)
تساهم هذه الوحدة في تحسين إدارة المخزون وتقليل التكاليف وضمان توفر المواد المطلوبة في الوقت المناسب وذلك من خلال إدارة المشتريات وإدارة المخزون والمستودعات وإدارة اللوجستيات والشحن وإدارة العلاقات مع الموردين، ويمكن استخدامها في مهام اخرى كثيرة وذلك لأنها من أكثر الوحدات مرونة في العمل والاستجابة.
إدارة المبيعات والتوزيع والعملاء
تساعد هذه الوحدة في تحسين تجربة العملاء من خلال تبسيط عملية البيع وضمان تقديم خدمات سريعة وفعّالة وذلك الأمر يتم من خلال إدارة المبيعات وخدمة العملاء وإدارة التسويق وتحليل بيانات العملاء، الى جانب ذلك الوحدة تعمل على إدارة جميع العمليات المتعلقة بالمبيعات بما في ذلك معالجة الطلبات وإعداد الفواتير وإدارة عمليات التسليم.
إدارة الإنتاج والتصنيع
هي وحدة خاصة تساهم في تحسين كفاءة الإنتاج وضمان التزام الشركة بمواعيد التسليم وجودة المنتج وذلك من خلال تخطيط الإنتاج وجدولة العمليات وإدارة جودة المنتج وصيانة المعدات، بالإضافة الى ذلك الوحدة توفر مجموعة من الأدوات التي تقدم تقارير تفصيلية عن تتبع تقدم الإنتاج وعملية التصنيع.
إدارة المخزون
هي وحدة تتولى تتبع المنتجات والمواد الخام عبر المراحل المختلفة للتخزين والإنتاج، وتكمن فائدتها في تحسين إدارة المخزون والأمر يساعد في تقليل تكاليف التخزين وضمان توفر المواد عند الحاجة مع تجنب النقص أو الفائض، ولذلك من الضروري الاعتماد عليها بشكل دوري.
إدارة التحليلات والتقارير والذكاء الاصطناعي
هي وحدة تعمل على تقديم تقارير مفصلة وتحليلات بيانات في الوقت الحقيقي لكل قسم من أقسام الشركة، وتساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مدروسة تعتمد على البيانات الدقيقة والتحليلات المتقدمة، وتتكون هذه الوحدة من لوحات المعلومات التي توفر عرضًا مرئيًا للبيانات الرئيسية، الى جانب التقارير المتقدمة التي تنتج تقارير مفصلة حسب الطلب، بالإضافة الى أداة التنبؤ التي تستخدم البيانات التاريخية للتنبؤ بالاتجاهات المستقبلية.
إدارة الجودة والأصول
وحدة يمكنك من خلالها مراقبة وضمان الجودة في جميع مراحل الإنتاج والتصنيع وإدارة وتتبع الأصول المادية مثل الآلات والمعدات والعقارات، ومن ضمن فوائدها العمل على تحسين كفاءة استخدام الأصول وتقليل تكاليف الصيانة والإهلاك الى جانب كونها تساهم في تقديم منتجات ذات جودة عالية وتقلل الأخطاء والتكاليف المرتبطة بإعادة التصنيع أو التصحيح.
مزايا وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة
لكي تصل الى الطريقة الأمثل في استخدام نظام erp يجب أن تعرف مميزاته ونقاط القوة الموجودة بداخله لكي تستفيد منها بشكل مثالي، الى جانب ذلك يجب أن تعرف عيوبه جيدًا لكي تتجنب المشاكل الناتجة عنها، وفيما يلي من فقرات سوف نوضح مميزات وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة erp.
مزايا نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP
فيما يلي سوف نسلط الضوء على أبرز المميزات التي يمكنك الاستفادة منها فور تطبيق النظام داخل مؤسستك:-
- قاعدة بيانات موحدة:- يوفر النظام جميع بيانات المؤسسة في قاعدة بيانات مركزية واحدة وذلك يسهل من الوصول إليها والعمل على تحديثها كما أنه يمنع التكرار في البيانات ويسهل من عملية استرجاعها عند فقدانها.
- تعزيز التعاون:- يسهل النظام من التواصل الفعال بين الموظفين في مختلف الأقسام ويسمح لهم بمشاركة البيانات مما يضمن اتخاذ قرارات أكثر دقة.
- زيادة الرؤية:- يوفر رؤية واضحة لكافة جوانب الأعمال وذلك يساعد الإدارة في اتخاذ قرارات استراتيجية، الى جانب ذلك يوفر النظام أدوات تحليلية مثالية ويساهم في تحديد الاتجاهات المستقبلية للأعمال.
- تقليل الأخطاء:- يضمن النظام جودة البيانات من خلال تطبيق قيود وضوابط على إدخالها، كما أنه يساهم في تقليل معدل الأخطاء وذلك من خلال اتمتة الأعمال الروتينية وتقليل التدخل البشري.
- زيادة الأمان:- يوفر النظام حماية قوية للبيانات ويشمل أدوات لا تسمح بالوصول الى المعلومات إلا من خلال المستخدم المراد فقط، وذلك الأمر يساهم في الامتثال للوائح.
- التنبؤ والمرونة وقابلية التطوير:- النظام يوفر معلومات دقيقة تساعد الشركة على التنبؤ الدقيق للأحداث المستقبلية، الى جانب ذلك هو قابل للتطوير ومرن للغاية ويمكنك تخصيصه بشكل يتوافق مع حجم وطبيعة العمل في مؤسستك.
عيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة Erp
بالتأكيد النظام لا يخلو من العيوب التي قد تسبب بعض المشاكل للمستخدمين وبالتالي يجب معرفتها والحذر منها، ولذلك سوف نسلط عليها الضوء فيما يلي:-
- التكلفة والتعقيد:- يعتبر تنفيذ نظام ERP مكلفاً في البداية من حيث شراء النظام و تكلفة التخصيص والتدريب والصيانة المستمرة، الى جانب ذلك قد تواجه الشركات تحديات في تنفيذ وتخصيص النظام ليكون ملائمًا لاحتياجاتها الخاصة بسبب صعوبته.
- مقاومة التغيير:- قد تواجه الشركة مقاومة من الموظفين عند إدخال نظام جديد يغير طرق العمل التقليدية وذلك الأمر قد يؤدي إلى تقليل الكفاءة في العمليات التشغيلية الاساسية.
- المخاطر الأمنية والتبعية:- توحيد كافة البيانات في نظام واحد يعرض الشركة لمخاطر أمنية، حيث أن أي اختراق قد يؤثر على جميع أقسام الشركة، الى جانب ذلك عند حدوث مشكلة يجب التواصل مع الدعم الفني وذلك يجعل الشركة تابعة للمزود.
- مشاكل الصيانة والتحديث:- تحتاج أنظمة erp الى صيانة وتحديثات دورية وفي حالة حدوث مشكلة أثناء عمليتي الصيانة والتحديث تفقد الشركة السيطرة على جميع أقسامها وتتعطل العمليات التشغيلية الرئيسية.
أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات
يمكن القول أن نظام ERP عبارة عن أداة قوية تساعد الشركات على تحقيق الكفاءة والنمو وتحسين أدائها بشكل عام، وفيما يلي سوف نوضح أهميته بالتفصيل بالنسبة للمؤسسات:-
- التكامل:- النظام يدمج جميع أقسام الشركة في نظام واحد ويتيح تدفق المعلومات بسلاسة بين الأقسام المختلفة وذلك الأمر يمنع الازدواجية أو الأخطاء الناتجة عن البيانات المتفرقة.
- تحسين الكفاءة:- يقلل النظام من التكرار في الإجراءات ويسرع من تنفيذ المهام اليومية مثل معالجة الطلبات أو إعداد التقارير وذلك بفضل الأتمتة والربط بين الأقسام.
- اتخاذ القرارات:- بفضل التقارير والتحليلات التي يوفرها النظام في الوقت الحقيقي تتخذ الإدارة قرارات صحيحة وذلك الأمر يحد من المخاطر والخسائر الفادحة.
- التوافق مع المعايير:- يسهل النظام عملية الامتثال للمعايير المحلية والدولية من خلال توفير أدوات لإدارة الامتثال والمخاطر، كما أنه يسهل من عملية الرقابة الضريبية على موارد المؤسسة.
- تحسين إدارة الموارد وخدمة العملاء:- يساعد النظام في تحسين استخدام الموارد المالية والبشرية والمادية من خلال تتبع العمليات وإدارة المخزون والمشاريع بشكل أكثر كفاءة كما أنه يساهم في تحسين إدارة البيانات الخاصة بالعملاء والطلبات.
- الشفافية:- يوفر النظام رؤية شاملة لكافة العمليات داخل الشركة، مما يسهم في زيادة الشفافية والقدرة على مراقبة الأداء وتحديد نقاط الضعف والفرص للتحسين.
ختامًا يمكن القول أن نظام ERP أداة أساسية في نجاح المؤسسات، لأنه يعمل على تكامل العمل من خلال الربط بين الأقسام المختلفة وتوحيدها، الى جانب قدرته على عمل الكثير من المهام في وقت أقل، ولذلك من الضروري الإعتماد عليه في العمل بالنسبة للشركات الراغبة في تحقيق أهدافها الاستراتيجية، وفيما سبق من فقرات وضحنا كافة التفاصيل عنه ويمكنك الاستفسار عن الأسئلة التي لديك من خلال كتابتها في تعليق وسوف يصلك الرد في أقرب فرصة.