المملكة العربية السعودية من أولى الدول التي وضعت خطة تمكنها من التحول الرقمي بشكل كامل وذلك بحلول عام 2030، وتشمل الخطة العمل على تعزيز كفاءة نظامها المالي والضريبي من خلال اعتماد الفاتورة الإلكترونية، وبناءًا على ذلك عملت الجهات الحكومية في المملكة على تقنين الوضع وإلزام بعض الشركات بالتسجيل في نظام الفوترة الالكتروني.
والسؤال الذي يجب طرحه هنا من الملزم بالتسجيل في الفاتورة الالكترونية؟، بالتأكيد أنت كصاحب مؤسسة ترغب في معرفة الإجابة، لذلك سوف نوضح كافة التفاصيل حول الفاتورة الإلكترونية بما في ذلك خطوات التسجيل فيها والملزمون بالتسجيل والمستندات المطلوبة، الى جانب ذلك سوف نوضح المزايا التي تعود على المسجلين والعقوبات التي تنتظر المتهربين من التسجيل، وسوف نوضح معلومات كثيرة، لا عليك سوى المتابعة حتى النهاية لكي تعرفها.
الفاتورة الإلكترونية السعودية
الفاتورة الإلكترونية عبارة عن وثيقة مالية يتم إصدارها وتخزينها بصيغة إلكترونية، بدلاً من الصيغة الورقية التقليدية، وهي تحتوي على جميع التفاصيل المتعلقة بالمعاملة التجارية بما في ذلك الكمية والسعر والعلامة التجارية للشركة التي تقدم الخدمة أو المنتج والتاريخ والرقم التسلسلي وبعض البيانات الأخرى، ومن الضروري الالتزام بالشروط المطلوبة فيها لتجنب العقوبات.
تعتبر الفاتورة الإلكترونية خطوة مهمة نحو التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، وعلى الرغم من التحديات التي قد تواجهها الشركات عند الانضمام لنظام الفوترة الإلكتروني، إلا أن المزايا العديدة التي توفرها تجعلها حلاً فعالاً لتحسين كفاءة الأعمال والامتثال للأنظمة الضريبية، ويمكن التسجيل في النظام من خلال موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
من الملزم بالتسجيل في الفاتورة الالكترونية؟
تفرض هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) نظام الفاتورة الإلكترونية كجزء من التحول الرقمي الشامل في البلاد.، وتنص القوانين على أن جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في السعودية ملزمون بالتسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية، وفيما يلي سوف نشير الى أبرز الفئات:-
- الشركات والمؤسسات التجارية:- جميع المؤسسات المسجلة في نظام ضريبة القيمة المضافة يجب عليها التسجيل في النظام الفوترة الإلكتروني للفوترة بغض النظر عن حجمها ونشاطها التجاري.
- الأفراد الموردين ومقدمي الخدمات:- جميع الموردين ومقدمي الخدمات الذين يصدرون فواتير لضريبة القيمة المضافة، بالإضافة الى الأفراد الذين يمارسون نشاط اقتصادي ويصدرون فواتير بها ضريبة القيمة المضافة.
- القطاع الخدمي:- ويشمل مقدمي الخدمات مثل المستشارين والمحاسبين والمحامين الى جانب شركات الخدمات اللوجستية، جميعهم ملزمون بالتسجيل في النظام الإلكتروني للفوترة.
- المنشآت المتوسطة والصغيرة:- المنشآت المتوسطة والصغيرة ملزمة أيضًا بالتسجيل إذا كانت خاضعة لضريبة القيمة المضافة، هذه الفئة تشمل المتاجر الصغيرة والمقاولين والعيادات الطبية الخاصة وشركات الاستشارات.
- أًصحاب المهن الحرة:- وتشمل هذه الفئة الأفراد الذين يعملون كمستقلين أو لحسابهم الخاص بما في ذلك المصورين و المترجمين والمدربين الشخصيين، وذلك بشرط أن تكون إيرادات أعمالهم خاضعة لضريبة القيمة المضافة.
- المستثمرون الأجانب والشركات الأجنبية:- الشركات التي تقدم خدمات في المملكة العربية السعودية مطالبون بالتسجيل في نظام الفوترة، كما أن المستثمرين الأجانب مطالبين ايضًا بالتسجيل في النظام.
- الشركات المساهمة وذات المسؤولية المحدودة:- على الشركات المساهمة سواء كانت عامة أو مغلقة التسجيل في النظام، كما أن الأمر ينطبق ايضًا على الشركات ذات الشخص الواحد والشركات ذات المسؤولية المحدودة.
- الشركات التعاونية والمؤسسات الأهلية:- جميع أنواع الشركات التعاونية والمؤسسات التي تعمل في بعض الأنشطة التعاونية يلزمهم التسجيل في النظام.
الفئات المستثناة من التسجيل في الفاتورة الالكترونية:-
في نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية، هناك بعض الفئات التي قد تكون مستثناة من التسجيل أو ملزمة جزئيًا بناءً على طبيعة أعمالها أو حجم إيراداتها وفيما يلي أبرزها:-
- المنشآت الصغيرة والجهات الحكومية:- الشركات الناشئة التي لا تتخطى ايراداتها الحد الأدنى المحدد من الهيئة لا يطلب منها التسجيل في الفاتورة الالكترونية، كما أن بعض الجهات الحكومية تعفى من التسجيل.
- المؤسسات الخيرية والكيانات الغير ربحية:- المؤسسات والكيانات الخيرية التي لا تهدف الى الربح غير ملزمة بالتسجيل في الفاتورة الإلكترونية في السعودية.
- المزارعين والأنشطة الزراعية الصغيرة:- قد يعفى بعض المزارعين وأصحاب الأنشطة الزراعية الصغيرة، خاصة إذا كانت أعمالهم معفاة من ضريبة القيمة المضافة أو تخضع لمعدلات ضريبية خاصة.
ما هي الخطوات اللازمة للتسجيل؟
فيما سبق ذكرنا الفئات الملزمة بالتسجيل في الفاتورة الإلكترونية، وإذا كانت مؤسستك تندرج تحت الفئات المذكورة من الضروري العمل على اتباع الخطوات التالية والتي سوف نشرح فيها الخطوات اللازمة للتسجيل:-
- يجب أولاً التسجيل في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، وذلك لكي تتمكن من الانضمام الى نظام ضريبة القيمة المضافة، يمكن القيام بذلك عبر الموقع الإلكتروني للهيئة.
- بعد ذلك يجب التأكد من وجود نظام تقني في مؤسستك يمكنه مساعدة في الاستيفاء بمتطلبات الفاتورة الإلكترونية، يمكن أن يكون نظامًا للمحاسبة أو حتى برنامج مخصص لإصدار الفواتير.
- اذهب الى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وبعد ذلك يجب عليك إنشاء حساب جديد وذلك من خلال كتابة البيانات المطلوبة، وبعد ذلك يجب تسجيل الدخول في المنصة.
- بعد تسجيل الدخول اختر خدمة “الفاتورة الإلكترونية” من القائمة الرئيسية للخدمات الإلكترونية، وبعدها قم بإدخال جميع البيانات المطلوبة المتعلقة بالمنشأة، بما في ذلك معلومات الاتصال والنشاط التجاري والعنوان.
- حدد مزود الخدمة الذي سيساعدك في إعداد وتنفيذ نظام الفاتورة الإلكترونية، ويجب عليك اختيار شركة تقدم لك الخدمة تتناسب مع حجم ونظام شركتك.
- تأكد من أن النظام المحاسبي أو برنامج الفوترة الخاص بك متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتأكد من كونه قادرًا على إصدار وتخزين وإرسال الفواتير الإلكترونية بشكل آمن.
- احرص على إجراء اختبارات للتأكد من أن النظام يعمل بشكل صحيح، وبعد ذلك قم بتدريب فريق العمل على كيفية استخدام النظام الجديد، يمكنك بعد ذلك إصدار الفواتير.
ما هي المستندات المطلوبة للتسجيل؟
تطلب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة واسعة من المستندات وذلك لكي تتأكد من النشاط التجاري بشكل مثالي، وفيما يلي سوف نسلط الضوء على المستندات التي سوف تطلب منك عند التسجيل:-
- نسخة من السجل التجاري الخاص بك ويجب أن يكون ساريًا كما يجب أن يتضمن كافة الأعمال التجارية التي تقدمها شركتك أو المنتجات التي تبيعها.
- رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة إذا كانت المنشأة مسجلة بالفعل، وهذا الرقم يثبت أن المنشأة مسجلة ككيان خاضع لضريبة القيمة المضافة.
- نسخة من الهوية الوطنية أو الإقامة لصاحب المنشأة أو الشركاء إذا كانت الشركة ذات مسؤولية محدودة أو أي نوع آخر من الشركات.
- تفاصيل الاتصال بالمنشأة بما في ذلك البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والعنوان الفعلي، هذه البيانات مهمة لتلقي الإشعارات والتواصل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- رقم الحساب البنكي المرتبط بالمنشأة، والذي سيتم استخدامه في التعاملات المالية المتعلقة بضريبة القيمة المضافة الى جانب نسخة من عقد التأسيس واللوائح الخاصة بالشركة.
- وصف تفصيلي للأنشطة التجارية التي تقوم بها المنشأة، يشمل السلع أو الخدمات التي تقدمها وذلك لتحديد مدى التزامها بنظام الفاتورة الإلكترونية الى جانب إثبات العنوان التجاري للمنشأة.
- معلومات عن النظام المحاسبي أو برنامج الفوترة الذي ستستخدمه المنشأة لإصدار الفواتير الإلكترونية، للتأكد من توافقه مع متطلبات الهيئة.
لماذا يجب التسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟
ما هي المزايا التي يحصل عليها المسجلون؟ ربما قد تكون طرحت السؤال من قبل ولم تجد له إجابة مناسبة، ولذلك سوف نشير الى أبرز المزايا التي تعود على المسجلين في الفاتورة الإلكترونية السعودية وذلك فيما يلي:-
- تجنب العقوبات القانونية والامتثال للأنظمة التشريعية في الدولة من أهم المزايا التي تعود على المسجلين في نظام الفاتورة الإلكترونية.
- تقلل الفاتورة الإلكترونية من الوقت والجهد اللازم لإعداد وإرسال الفواتير كما أنها تقلل من الأخطاء في البيانات وذلك يزيد من دقة السجلات المحاسبية.
- نظام الفاتورة يوفر بيانات دقيقة تساعد في اتخاذ قرارات أفضل كما أنه متوافق مع معظم الأنظمة المحاسبية ولذلك يمكن الاستفادة منه في الكثير من المهام.
- تقدم الهيئة للمسجلين في النظام مجموعة من التسهيلات التي قد تساعدك في جذب الاستثمارات أو حتى في الحصول على قروض، كما أن الأمر يجعل من شركتك علامة تجارية موثوقة.
- تعمل الفاتورة على زيادة الشفافية في المعاملات المالية مما يساهم في بناء الثقة مع العملاء والشركاء، الى جانب ذلك تعمل على تسهيل عملية الفحص الضريبي من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتعزز من سمعة المؤسسة.
- تسهل الفاتورة الإلكترونية عملية إرجاع المنتجات وتبديلها وتزيد من شفافية الموردين، وذلك الأمر يساهم في جذب المزيد من العملاء وينعكس على الايرادات بشكل إيجابي.
ما هي العقوبات المترتبة على عدم التسجيل؟
فرضت الحكومة السعودية مجموعة من العقوبات على المنشآت التي لا تلتزم بالتسجيل في نظام الفوترة الجديد، تشمل العقوبات الغرامة المالية وهي الأكثر شيوعًا وتفرض على المخالفين بشكل سريع ومباشر وتختلف قيمتها وفقًا للكثير من العوامل أبرزها نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها، ويمكن أن تصل الغرامة الى ملايين الريالات مما يجعلها عبئًا ثقيلًا على الشركة.
بالإضافة الى الغرامة قد يفرض على المنشأة الإيقاف الإداري وهو عقاب يتضمن إيقاف بعض الخدمات الحكومية المقدمة للمنشأة المخالفة بما في ذلك تجديد السجل التجاري أو إصدار التراخيص، كما أن العقوبة قد تكون جنائية في حالة التلاعب بالبيانات أو تقديم معلومات كاذبة، وفي جميع الحالات العقوبات تعرقل من سير المؤسسة ومن الممكن أن تؤدي الى انهيارها، وذلك يحدث في حالة التأثير على سمعتها.
نصائح لاختيار نظام الفوترة المناسب مع مؤسستك
دعني أخبرك أن اختيار نظام الفوترة المناسب هو خطوة حاسمة لضمان إدارة فعالة وسلسة لعمليات الفوترة في مؤسستك، وبعد أن عرضنا إجابة تفصيلية لسؤالك حول من الملزم بالتسجيل في الفاتورة الالكترونية، سوف نعرض بعض النصائح التي تساعدك على اختيار أنسب نظام وذلك فيما يلي:-
- يجب العمل بدايًة على تحديد احتياجاتك وذلك من خلال تحديد حجم الأعمال ونوعها وعدد الفروع والعمليات المالية ونظامك الحالي الذي ترغب في إيجاد نظام يتوافق معه.
- اختر النظام الذي يتيح لك إمكانية إصدار الفواتير وإدارة العملاء والموردين والمخزون وتحصيل الديون، كما يجب أن يقدم النظام تقارير مالية تساعدك على اتخاذ القرارات.
- يجب أن تكون واجهة المستخدم سهلة الاستخدام وبديهية حتى يتمكن الموظفون من استخدام النظام بسهولة، كما يجب التأكد من أن مزود النظام يوفر تدريبًا كافيًا للموظفين.
- تأكد من أن مزود النظام يوفر دعمًا فنيًا سريعًا وفعال ويجب التأكد من أن الدعم يقدم عبر قنوات متعددة، كما يجب التأكد من المزود يوفر حماية قوية للبيانات.
- من الضروري أن يكون النظام مرن وقابل للتطوير كما هو من الضروري أن يقبل التكامل والتوافق مع الأنظمة المحاسبية الأخرى لكي لا تحدث مشاكل أثناء الدمج.
- بعد البحث واختيار أفضل الأنظمة يجب عليك عمل مقارنة سريعة تشمل الأسعار والميزات المقدمة والتكاليف الإضافية، وبناءًا على المعلومات التي لديك احسم اختيارك.
فيما سبق وضحنا كافة التفاصيل حول نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية، تشمل التفاصيل الإجابة عن الكثير من الأسئلة بما في ذلك من الملزم بالتسجيل في الفاتورة الإلكترونية، بالإضافة الى ذلك ذكرنا الفئات المستثناة من التسجيل والعقوبات التي تفرض في حالة عدم التسجيل، وتطرقنا للحديث بعد ذلك عن مزايا التسجيل والخطوات والمستندات المطلوبة، وإذا واجهتك مشكلة أو ترغب في الاستفسار عن أي شيء، لا عليك سوى ترك سؤالك في تعليق وسوف يصلك الرد في أسرع وقت.