في الوقت الحالي تستهدف معظم الدول حول العالم التحول الرقمي كهدفًا رئيسيًا ضمن خطتها للأعوام القادمة، وذلك يرجع لأسباب كثيرة منها تطور التكنولوجيا بالإضافة الى قدرتها على تسهيل الكثير من المهام، وفي هذا الصدد تعد المملكة العربية السعودية من أبرز الدول التي تعمل على تحقيق رؤيتها لعام 2030 والتي من ضمنها دمج التحول الرقمي في اليات العمل.
هنا يبرز دور الفاتورة الإلكترونية التي أصبحت جزءًا اساسيًا من النظام الضريبي في الدولة، وبعد النجاح الذي حققته المرحلة الأولى من تطبيقها ، بدأت المملكة في إطلاق المرحلة الثانية وذلك منذ فترة وجيزة، ولكن السؤال هنا ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية؟ وكيف يتم ربطها؟ وما هي مراحل التطبيق؟، لكي تعرف الإجابات التفصيلية لا عليك سوى المتابعة حتى النهاية.
المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية
يجب أن تعرف في البداية أن الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفاتورة التقليدية، ولكنها تتميز بمجموعة من المزايا التي تجعلها أكثر كفاءة وأمانًا وسرعة، ولذلك تعد البديل الأمثل لها وتتجه معظم الدول الى الاعتماد عليها حاليًا، حيث يتم إعداد الفواتير الإلكترونية وتخزينها وإرسالها واستلامها عبر أنظمة إلكترونية متخصصة ولذلك هي مرنة للغاية.
بدأت المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية في عام 2021، وفي هذه المرحلة كان على الشركات الالتزام بإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بدلاً من الفواتير الورقية، مع التأكد من أن الفواتير تحتوي على جميع المتطلبات الأساسية التي حددتها الهيئة العامة للزكاة والدخل، وبعد نجاحها خططت المملكة لإطلاق المرحلة الثانية.
وبالفعل نجحت في إطلاقها في عام 2023، ولكن ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟ هي مرحلة يطلق عليها الربط والتكامل وهي تهدف إلى تحقيق تكامل أعمق بين الأنظمة المختلفة وتقديم خدمات أكثر تطوراً، بشكل أبسط يتمثل هدفها الرئيسي في ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالشركات والمؤسسات مع بعضها البعض ومع الأنظمة الحكومية، يساعد ذلك الأمر في تدفق البيانات بشكل سلس وآمن بين جميع الأطراف المعنية.
تتميز المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية بالربط التام بين أنظمة الفوترة الخاصة بالشركات والمؤسسات وبين نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وهذا الربط يهدف إلى تحقيق مستوى أعلى من الشفافية والرقابة على المعاملات المالية، وضمان دقة البيانات الضريبية، ويتم تنفيذ المرحلة الثانية على مراحل، حيث يتم تحديد فئات مختلفة من المكلفين وتحديد مواعيد بدء تطبيق المرحلة بالنسبة لكل فئة، وفيما يلي من فقرات سوف نشير الى مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية بالإضافة الى خطوات ومتطلباتها.
متطلبات الفاتورة الالكترونية في المرحلة الثانية
تتضمن المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية مجموعة من المتطلبات التي يجب على جميع المنشآت الخاضعة للضريبة الالتزام بها، وفيما يلي سوف نوضحها بالتفصيل:-
- الربط مع منصة “فاتورة”:- من الضروري ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بالمنشأة بشكل مباشر مع منصة “فاتورة” التابعة للهيئة، وذلك لإرسال واستقبال البيانات بشكل آلي ولضمان الدقة ومراقبة البيانات بشكل فعال.
- نظام فوترة إلكتروني متكامل:- يجب على المنشأة أن تمتلك نظام فوترة إلكتروني متكامل وقادر على توليد جميع أنواع الفواتير الإلكترونية المطلوبة سواء كانت فواتير ضريبية أو حتى مبسطة بما في ذلك فواتير البيع والشراء والإيصالات.
- إصدار فواتير إلكترونية متوافقة:- يجب أن تتوافق الفواتير الإلكترونية مع المعايير التي حددتها الهيئة بما في ذلك وضع رمز الاستجابة السريع والتوقيع الإلكتروني، الى جانب إلزام المنشأة بتخزين نسخة من جميع الفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن خمس سنوات.
- إصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة:- يجب إصدار الفواتير الإلكترونية بالصيغة المحددة من قبل الهيئة، والتي تشمل جميع البيانات المطلوبة بما في ذلك بيانات المنشأة والعميل الى جانب بيانات الخدمة المباعة أو المنتج بالإضافة الى الضريبة المستحقة وتاريخ الإصدار ورقم الفاتورة والبيانات الأخرى.
- تقديم التقارير الضريبية:- يجب على المنشأة تقديم التقارير الضريبية المطلوبة للهيئة بشكل دوري، وذلك بناءً على البيانات المستخرجة من نظام الفوترة الإلكتروني وبشكل يتوافق مع اللوائح.
خطوات المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية
يجب على المنشأت الراغبة في الانضمام الى منظومة الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية في السعودية اتباع مجموعة من الخطوات تضمن لها فعالية العملية بنجاح، ويطلق عليها مراحل الربط مع هيئة الزكاة والدخل، وفيما يلي من فقرات سوف نوضح تلك الخطوات والمراحل بشكل مفصل.
1- تقييم النظام الحالي:-
في البداية يجب على الشركات تقييم نظام الفوترة التي تعتمد عليه في العمل والتأكد من مطابقته مع المعايير التي وضعتها الهيئة، وذلك من خلال إجراء تحليل شامل على النظام بشكل يضمن ظهور الفجوات، وبعد ذلك يجب العمل على سد كافة الفجوات الموجودة لكي يكون النظام جاهزًا للدخول في مرحلة الربط والتكامل.
2- اختيار نظام الفوترة المناسب والتعديل عليه :-
من الضروري البحث في البداية عن أنظمة فوترة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وبعد ذلك يجب عمل مقارنة والاستعانة بالخبراء لكي يتم تحديد الخيار الأنسب، وذلك سوف يساعدك في سرعة دمج النظام مع نظام الهيئة وسوف يضمن لك تجنب العقوبات.
بعد الانتهاء من مرحلة الاختيار يجب عليك التعديل على نظام الفوترة بشكل يتناسب مع حجم الأعمال والمنتجات التي تقدمها، ويجب التأكد من توافق النظام مع أنظمة المنشأة الداخلية ومن الضروري عمل تركيب وتكامل واختبار قبل الاعتماد على النظام الجديد بشكل مباشر.
3- التدريب و إعداد النظام للتكامل:-
تأتي مرحلة التدريب بعد ذلك وفيها يجب على الشركة عمل دورات تدريبية مكثفة للموظفين تساعدهم من خلالها على التعامل مع النظام الجديد بشكل سريع ومرن، الى جانب ذلك يجب تنظيم ورش عمل للتعريف بالآليات الجديدة في العمل، ذلك الأمر سوف يجنبك الوقوع في الكثير من المشكلات بعد ذلك.
بعد ذلك يجب إعداد الأنظمة الداخلية للشركة لربطها بنظام الهيئة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، مرحلة الإعداد تشمل تجهيز التوقيع الإلكتروني الى جانب تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفواتير بالإضافة التأكد من أن النظام يمكنه توليد رقم UUID لكل فاتورة، ولذلك هي من أهم مراحل الربط مع هيئة الزكاة والدخل.
4- التسجيل والربط مع منصة فاتورة:-
لكي تتمكن الشركات من الانضمام الى المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية يجب عليك الربط مع منصة فاتورة وذلك من خلال الخطوات التي سوف نوضحها في النقاط التالية:-
- في البداية يجب الذهاب الى منصة فاتورة وبعد ذلك يجب إنشاء حساب جديد.
- جهز جميع المعلومات المطلوبة بدقة مثل رقم السجل التجاري وبيانات الاتصال واكتبها في الخانات.
- حدد النقطة التي سيتم من خلالها تبادل البيانات بين نظامك والمنصة.
- قم بتكوين المفاتيح والرموز المشفرة التي ستستخدم لتأمين الاتصال بين النظامين.
- حدد البيانات التي ستتم مشاركتها مثل بيانات الفاتورة، والعملاء، والمنتجات، والضرائب.
- قم بتطوير واجهة برمجة تطبيقات (API) تتوافق مع المواصفات الفنية التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- يجب إجراء اختبارات شاملة للربط للتأكد من أن جميع البيانات يتم تبادلها بشكل صحيح ودون أخطاء.
- بمجرد التأكد من نجاح عملية الربط، يمكنك البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية عبر نظامك.
5- إصدار الفواتير والتحديث المستمر:-
المرحلة الأخيرة تكمن في الانتقال التدريجي من الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية، وبعدها يجب متابعة التحديثات التي سوف تصدر على نظام الفوترة الخاص بك، والتي تضمن استمرار توافقه مع نظام الهيئة، بعد اكتمال تلك الخطوات لن تواجه مشكلة في إصدار الفواتير الإلكترونية مرة اخرى.
تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية
تطبيق المرحلة الثانية يتطلب التزامًا جادًا من الشركات لضمان توافق أنظمتها مع متطلبات الهيئة، مما يعزز من الشفافية ويقلل من التهرب الضريبي، ويساهم في تحسين بيئة الأعمال في المملكة، ولكي تكون على دراية بالأمر يجب أن تعرف أن التطبيق يبدأ وفق خطة وضعتها الهيئة العامة للزكاة والدخل (ZATCA) لضمان الانتقال السلس من المرحلة الأولى إلى المرحلة الثانية، وفيما يلي سوف نوضح كيف تتم عملية تطبيق المرحلة:-
- إعداد وتجهيز الشركات:- يجب على الشركات تقييم أنظمة الفوترة الخاصة بها والتأكد من مطابقتها مع المعايير الخاصة بالهيئة وبعد ذلك يجب التسجيل في منصة فاتورة واتباع الخطوات التي وضحناها فيما سبق.
- تحديث الأنظمة الحالية:- لكي تتم عملية تطبيق المرحلة الثانية يجب على الشركات تحديث أنظمتها أو تبني حلول جديدة تمكنها من الامتثال للمتطلبات الجديدة، بما في ذلك التوقيع الإلكتروني ورمز الاستجابة السريعة كما يجب الربط الإلكتروني مع نظام الهيئة بشكل كامل.
- اختبارات التكامل والاصدار الفعلي:- قبل بدء التطبيق الفعلي، يتم إجراء اختبارات للتأكد من أن النظام يعمل بكفاءة ويتكامل بشكل صحيح مع نظام الهيئة و يتم إرسال فواتير تجريبية للتحقق من جاهزية النظام، و بعد اجتياز الاختبارات تبدأ الشركات في إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل فعلي، حيث يتم إرسال كل فاتورة إلكترونية فور إصدارها إلى نظام الهيئة لمراجعتها والموافقة عليها.
- التدريب والتطوير:- من الضروري عمل ندوات توعية و ورش تدريبية للموظفين في الشركات المختلفة في المملكة هدفها توعيتهم بالنظام الجديد وتدريبهم على كيفية التعامل معه.
- الامتثال للجدول الزمني:- يجب على الشركات الالتزام بالمواعيد النهائية التي حددتها الهيئة لتطبيق المرحلة الثانية وذلك لأن الشركات التي تفشل في الامتثال قد تواجه عقوبات.
هل يمكن تعديل الفاتورة الالكترونية بعد إصدارها؟
نعم، يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها في السعودية ولكن ضمن شروط وإجراءات معينة، منها توافر الأسباب بما في ذلك اخطاء إدخال البيانات أو حالات الإرجاع أو حتى إضافة وحذف العناصر، وبعد توافر الأسباب يجب إصدار إشعار تعديل وتحديث النظام وإصدار نسخة من الفاتورة المعدلة الى الهيئة.
ماذا بعد تفعيل الفاتورة الالكترونية؟
بعد تفعيل نظام الفاتورة الإلكترونية في منشأتك، ستدخل مرحلة جديدة من إدارة الأعمال تتميز بالكفاءة والدقة والالتزام بالأنظمة الضريبية، ويجب عليك حينها العمل على عقد دورات تدريبية للموظفين كما يجب متابعة الأداء ونظام الفوترة، الى جانب ذلك يجب توفير فريق من الدعم الفني، مع مراعاة أن الفاتورة الإلكترونية لها الكثير من المميزات وسوف تحميك من العقوبات التي قد تتعرض لها في حالة عدم تطبيقها.
فيما سبق استعرضنا بالتفصيل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وذلك من خلال التطرق للمراحل والخطوات الى جانب ذكر تعريف وافي للفاتورة الإلكترونية وكيف تعمل، بالإضافة الى ذلك أجبنا على بعض الاسئلة الشائعة التي قد تثار حول الموضوع، وفي النهاية نحن جاهزون في أي وقت للرد على الاستفسارات التي يمكنكم كتابتها في التعليقات.