في ظل تطور التقنيات الرقمية وتحول الكثير من الخدمات نحو الأتمتة، باتت الفاتورة الإلكترونية أحد أهم الحلول التي تسهم في تحسين تجربة الأعمال والامتثال للمتطلبات القانونية، ولذلك اتجهت معظم الدول نحو الاعتماد عليها وتطبيقها بشكل إلزامي على كافة المؤسسات، بما في ذلك المملكة العربية السعودية التي وضعت خطة محكمة ورؤية مميزة تتضمن تحولها رقميًا بالكامل بحلول عام 2030.
وامتثالًا للتوجيهات والأوامر أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مبادرة الفاتورة الإلكترونية على أكثر من مرحلة، وذلك بهدف تعزيز الشفافية ومكافحة التهرب الضريبي، وفي موضوعنا سوف نتناولها من زوايا مختلفة موضحين كيفية التسجيل بالفاتورة الإلكترونية الى جانب فوائدها وتحديات الانتقال لها وكيفية اختيار نظام الفوترة المناسب، بالإضافة الى شروطها ومكوناتها، لا نطلب منك سوى المتابعة حتى النهاية.
الفاتورة الإلكترونية في السعودية
يجب أن تعرف في البداية أن الفاتورة الإلكترونية عبارة عن وثيقة رقمية تثبت معاملات البيع والشراء بدلًا من الفواتير الورقية التقليدية، ويمكن إدارتها بشكل كامل عبر الإنترنت، حيث يمكن إصدارها وتبادلها، وذلك الأمر يوفر الوقت والجهد والمال ويضمن دقة البيانات والالتزام بالأنظمة الضريبية.
نود الإشارة الى أن نظام الفاتورة الإلكترونية مطبق في الكثير من الدول حول العالم، ولكن السعودية أطلقته على مرحلتين، الأولى بدأت في 4 ديسمبر 2021 وشملت إصدار الفاتورة وحفظها بشكل إلكتروني، بينما الثانية بدأت في 1 يناير 2023، وشملت الربط والتكامل بين أنظمة إصدار الفواتير الإلكترونية وأنظمة الهيئة، والمرحلتين تحت إشراف كامل من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث أنها الجهة الحكومية المسؤولة عن إطلاق وتنظيم نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة.
بالنظر للفاتورة الإلكترونية نجد الكثير من المميزات فيها، حيث أنها تجعل عملية إصدار الفواتير أكثر سهولة وسلاسة، الى جانب دورها في تقليل الوقت والجهد المبذول في إعداد الفواتير وإدارتها، بالإضافة الى ذلك تتيح مراقبة أفضل للمعاملات المالية وتوفر حماية أكبر للبيانات المالية، ولذلك سوف نوضح خطوات التسجيل بالفاتورة الإلكترونية بشكل تفصيلي.
ما هي فوائد التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية؟
فوائد التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية عديدة، وإليك أبرزها فيما يلي:-
- تساعد على ضمان الامتثال الكامل للقوانين الضريبية واللوائح المحلية التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك يقلل من احتمالية تعرض المؤسسة للمخالفات والغرامات.
- تتيح التخلص من استخدام الورق في إصدار الفواتير، مما يساهم في خفض تكاليف الطباعة والتخزين وذلك الأمر سوف يساعد في تعزيز الكفاءة المالية.
- تساهم في تعزيز الشفافية بين الأطراف المتعاملة، سواءً كانوا عملاء أو شركاء، من خلال توثيق العمليات بشكل إلكتروني وآمن، كما أنها تسهل من الوصول الى المعلومات في أي وقت ومن أي مكان.
- يسهل نظام الفوترة الإلكتروني من عمليات إدارة الفواتير، بدايًة من إصدارها وحتى أرشفتها، مما يوفر الوقت والجهد اللازمين لإدارتها بشكل يدوي.
- يوفر النظام سجلات دقيقة لكل معاملة تجارية، وذلك يحد من احتمالية التهرب الضريبي ويساعد الحكومة في مراقبة الأنشطة التجارية بفعالية أكبر.
- يساهم النظام في توفير بيانات دقيقة ومحدثة بشكل فوري حول المعاملات التجارية، مما يساعد الشركات في اتخاذ قرارات مالية أكثر استنارة.
- يعزز التسجيل في الفاتورة الإلكترونية من قدرة الشركات على مواكبة التحول الرقمي في المملكة وتحقيق رؤيتها للتنمية
المستدامة وفق رؤية 2030.
خطوات التسجيل بالفاتورة الإلكترونية
التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية يتطلب اتباع عدة خطوات، وفيما يلي سوف نوضح الخطوات التفصيلية التي يمكنك اتباعها:-
1- التأكد من الالتزام بمتطلبات النظام:-
يجب التأكد من توفير أنظمة محاسبية متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، كما يجب التأكد من وجود المعلومات والبيانات المفترض تواجدها في الفاتورة، بما في ذلك الرقم الضريبي وتفاصيل المعاملة والعنوان بالكامل.
2- التسجيل في نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA):-
من الضروري العمل على تسجيل بياناتك في موقع هيئة الزكاة والضريبة، وفيما يلي خطوات التسجيل:-
- يجب عليك الدخول الى موقع الهيئة سواء من محرك البحث أو عن طريق النقر هنا.
- سجل الدخول إلى حساب الشركة أو الفرد باستخدام بوابة ضريبة القيمة المضافة.
- إذا كنت لا تملك حساب في المنصة يجب عليك انشائه من خلال كتابة البيانات المطلوبة.
- بعد ذلك يجب تقديم المعلومات المطلوبة مثل رقم السجل التجاري ورقم الهوية.
3- اختيار مزود خدمة الفاتورة الإلكترونية:-
يجب عليك اختيار مزود خدمة الفاتورة الإلكترونية المتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتأكد من أن المزود سوف يساعدك في تجهيز النظام الإلكتروني المطلوب لإصدار الفواتير الى جانب ضمان توافق النظام مع متطلبات الهيئة، بالإضافة الى إدارة وتخزين الفواتير الإلكترونية.
4- تحديث الأنظمة المحاسبية والتجارية:-
إذا كنت تستخدم نظام محاسبي أو تجاري، عليك التأكد من أنه متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية، مع العلم معظم مزودي الخدمة لديهم أنظمة جاهزة أو مكونات إضافية للتوافق مع نظامك بغض النظر عن إصداره، ويجب عليك في حالة عدم التوافق التواصل مع المطور أو مزود النظام لضمان التحديث، والعمل على إيجاد أداة تتيح عمل تكامل بين نظام الفواتير الإلكتروني ونظام شركتك المالي أو المحاسبي.
5- إصدار الفواتير الإلكترونية:-
بعد عمل الخطوات السابقة، يمكن البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية ويجب التأكد من احتوائها على رمز QR ومهمته التأكد من صحة الفاتورة، بالإضافة الى التوقيع الإلكتروني للتحقق من الجهة المصدرة، كما هو من الضروري احتوائها على تفاصيل الفاتورة المطلوبة وفقًا لمعايير هيئة الزكاة والضريبة.
6- الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية وعمل التحديثات:-
يجب التأكد من أن الفواتير التي تصدر تتوافق مع معايير الهيئة، على سبيل المثال من الضروري وجود البيانات الأساسية بما في ذلك الرقم الضريبي و السجل التجاري و التفاصيل المالية، ويجب أرشفة الفواتير الإلكترونية بشكل سليم لضمان إمكانية الرجوع إليها عند الحاجة من قبل الجهات المعنية، وبعد ذلك يجب التأكد من تحديث نظامك بشكل دوري للتأكد من مواكبته للتحديثات التي تصدرها الهيئة باستمرار.
ما شروط الفاتورة الإلكترونية والمستندات المطلوبة للتسجيل فيها؟
تفرض هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية عددًا من الشروط التي يجب على الشركات الالتزام بها عند تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، كما أنها تطلب مجموعة واسعة من المستندات الواجب تقديمها بعد توافر الشروط، وفيما يلي من فقرات سوف نوضح الشروط والمستندات اللازمة للتسجيل بالفاتورة الإلكترونية السعودية.
شروط التسجيل في الفاتورة الإلكترونية:-
فيما يلي سوف نلخص الشروط المطلوبة من الهيئة والتي يجب العمل على استيفائها بشكل كامل قبل التقديم:-
- الامتثال بالمتطلبات الفنية:- يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على جميع البيانات الأساسية بما في ذلك اسم المورد وعنوانه ورقم السجل التجاري الى جانب الرقم الضريبي الخاص بالمورد، بالإضافة الى اسم العميل وعنوانه مع تفاصيل المعاملة وتاريخ الإصدار وبعض البيانات الاخرى.
- التوقيع الإلكتروني والتكامل :- يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية موقعة إلكترونيًا، لضمان المصداقية وتأكيد هوية الجهة المصدرة للفاتورة، كما يجب التأكد من تكامل أنظمة الشركة المحاسبية مع نظام الهيئة.
- التخزين:– يجب تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل إلكتروني لمدة زمنية معينة وفقًا لقوانين هيئة الزكاة والضريبة، ويجب أن تكون قابلة للاسترجاع والتدقيق عند الحاجة.
- الحماية:- يجب على الشركات التأكد من أن أنظمتها المحاسبية تستخدم تقنيات الحماية المناسبة وذلك لضمان سلامة البيانات ومنع التلاعب بالفواتير.
- تقديم الطلب:- من الضروري إرسال طلب إلى مصلحة الضرائب والعمل على توفير برنامج تخطيط إدارة المؤسسة كما يجب الحصول على التكويد الموحد للسلع وشهادة التوقيع الإلكتروني.
المستندات المطلوبة للتسجيل في نظام الفوترة الإلكتروني :-
عند التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية عبر منصة الهيئة، سوف يطلب منك مجموعة واسعة من المستندات سوف نوضحها فيما يلي:-
- صورة عن البطاقة الضريبية مع صورة عن التسجيل الضريبي على القيمة المضافة.
- صورة عن خطاب التفويض للممثل مع صورة عن البطاقة الشخصية.
- رقم السجل التجاري ورقم ضريبة القيمة المضافة وتفاصيل النظام المحاسبي للتأكد من توافقه
- بيانات الشركة كاملة، بما في ذلك العنوان الرسمي للشركة و أرقام الاتصال و البريد الإلكتروني وغيرها.
- من الضروري تقديم تفاصيل حول مزود الخدمة لضمان امتثاله للمعايير المحددة.
مكونات الفاتورة الإلكترونية
يجب أن تحتوي الفاتورة على مجموعة من البيانات والمعلومات يطلق عليها مكونات الفاتورة، ويجب مراعاة أن تلك البيانات تختلف وفقًا للكثير من العوامل بما في ذلك حجم الشركة وطبيعة عملها، وفيما يلي سوف نوضح ما يجب أن تتضمنه الفاتورة الإلكترونية:-
- المعلومات الخاصة بالعميل مثل الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال وغيرها بالإضافة الى معلومات وافية عن السلعة أو الخدمة المقدمة بما في ذلك وصفها والكمية.
- من الضروري وضع رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها وإجمالي المبلغ المستحق لكل فاتورة على أن يكون شاملًأ للضرائب كما يجب وضع بيانات عن تاريخ ووسيلة دفع الفاتورة.
- يجب وضع البيانات الضريبية بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة والمبيعات ويجب وضع المعلومات الإضافية اللازمة بما في ذلك عنوان الشحن وطريقته وعنوان التحويل وشروط الدفع.
- يجب أن تشمل الفاتورة رمز الاستجابة السريع QR Code بالإضافة الى التوقيع الإلكتروني والعملة المدفوع بها ورقم الشحنة والطلب وكافة المعلومات اللازمة.
تحديات الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية وكيفية التغلب عليها
على الرغم من أن الانتقال الى الفاتورة الإلكترونية عملية هامة لكل مؤسسة وذلك لأنها توفر الجهد والوقت المستغرق في إصدار الفواتير الورقية، كما أنها تساهم في خفض التكاليف، إلا أن العملية مصحوبة بالكثير من التحديات التي يمكن أن تواجهها والتي سوف نوضح أبرزها فيما يلي:-
- عملية التحول تحتاج الى تكلفة مالية كبيرة، وذلك لأنها تتطلب بنية تكنولوجية قوية في الشركة ولذلك يجب عمل مقارنة بين مزودي الخدمة واختيار الأفضل من حيث الجودة والأقل من حيث السعر.
- قد يواجه بعض الموظفين صعوبة في التعامل مع النظام الجديد، ولذلك من الضروري عمل دورات تدريبية مكثفة تتضمن كيفية التعامل وإصدار الفواتير بسهولة.
- توجد مخاطر أمنية كثيرة حاليًا تهدد بيانات العملاء، ويمكن مواجهة التحدي من خلال اختيار نظام فواتير إلكتروني آمن ومحمي، الى جانب تطبيق أفضل الممارسات الأمنية لحماية البيانات وعمل دورات تدريبية للموظفين.
كيفية اختيار مزود الفاتورة الإلكترونية المناسب
عند اختيار مزود فواتير إلكترونية، فإنك تختار شريكًا استراتيجيًا لعملك، ولذلك الاختيار يتطلب تقييمًا دقيقًا لاحتياجات شركتك ومقارنتها بالخدمات التي يقدمها كل مزود، وإليك مجموعة من النصائح تساعدك على الاختيار:-
- تأكد من أن النظام متوافق مع أنظمة التشغيل والأجهزة التي تستخدمها شركتك، و: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام وبديهي للموظفين، كما يجب أن يوفر لك إمكانية التخصيص.
- يجب أن يوفر المزود ميزات إضافية في النظام مثل إدارة المخزون وتتبع المدفوعات وإعداد تقارير متقدمة، كما يجب أن يقبل التكامل مع نظامك المحاسبي.
- قارن بين خطط التسعير المختلفة التي يقدمها المزودون، وتأكد من عدم وجود رسوم إضافية خفية ويجب مقارنة المميزات التي سوف تحصل عليها مقابل السعر.
- تأكد من أن المزود يوفر خدمة عملاء جيدة ومتاحة على مدار الساعة، كما يجب التأكد من أن المزود يوفر دورات تدريبية للموظفين تساعدهم على التعامل مع النظام.
- تأكد من أن المزود يتبع أعلى معايير أمن البيانات لحماية معلومات عملائك، واحرص على البحث عن مراجعات العملاء السابقين للمزود وتأكد من امتثاله للمعايير والقوانين السعودية.
فيما سبق وضحنا كافة التفاصيل حول كيفية التسجيل بالفاتورة الإلكترونية في السعودية، و تطرقنا للحديث في موضوعنا عن ذكر الكثير من المعلومات حول الفاتورة بما في ذلك تعريفها، بالإضافة الى ذلك ذكرنا أهميتها وخطوات التسجيل في النظام بالتفصيل، كما وضحنا شروطها ومكوناتها والمستندات المطلوبة للتسجيل وذكرنا التحديات التي يمكن أن تواجهها أثناء انتقالك للنظام، وختامًا إذا واجهتك أي مشكلة لا عليك سوى ترك المعلومات عنها في تعليق وسوف يصلك الرد سريعًأ.