الشركات الناشئة تواجه مجموعة واسعة من المشكلات في البداية، وترجع تلك المشكلات الى أسباب كثيرة منها الإدارة الغير احترافية الى جانب انعدام التخطيط، وهنا يبرز دور نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP الذي يعد الحل الأمثل لنجاح تلك الشركات، ولكن على الرغم من قوته تبتعد عنه الشركات خاصًة الصغيرة منها والمتوسطة بسبب ارتفاع تكلفته.
ونظرًا لذلك سوف نسلط الضوء في موضوعنا على برنامج ERPNext الذي يعد الحل البديل والمثالي للشركات، وذلك لأنه يوفر منصة متكاملة يمكن من خلالها إدارة كافة الأقسام والتحكم فيها بما في ذلك المحاسبة والموارد البشرية وغيرها، الى جانب ذلك هو مفتوح المصدر ويتكامل مع كافة البرامج والأنظمة الاخرى بدون قيود، ولذلك سوف نوضح كافة التفاصيل حوله، لا عليك سوى المتابعة حتى النهاية.
ما هو ERPNext؟
برنامج ERPNext هو نظام مفتوح المصدر يتميز بكونه متكامل لتخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning) كما أنه يعمل بشكل مجاني، ويوفر مجموعة واسعة من الأدوات والميزات التي تساعد الشركات على إدارة عملياتها بكفاءة وفعالية، ويمكن من خلاله تجميع مختلف جوانب الأعمال في نظام واحد بشكل مرن وسريع.
يتمتع النظام بواجهة مستخدم بسيطة وبديهية، وذلك يسهل العمل عليه من قبل المستخدمين دون الحاجة إلى تدريب مكثف، إلى جانب ذلك، يتضمن ERPNext تقارير وتحليلات قوية تساعد الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين كفاءتها التشغيلية، ويهدف الى زيادة الإنتاجية والوصول الى أعلى درجات النجاح.
يقدم البرنامج للشركات أدوات رائعة يمكن استخدامها في الكثير من المهام، على سبيل المثال سوف يساعدك البرنامج في متابعة المؤشرات المالية للشركة الى جانب تتبع كافة الفواتير والمدفوعات، كما أنه يوفر لك إمكانية التعرف على كمية المنتجات المتوفرة في المخازن ويمكن من خلاله تحديد وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، بالإضافة الى ما ذكرنا يمكن استخدامه في مهام كثيرة منها إدارة رواتب الموظفين وإدارة مواقع الويب التابعة للشركات وتخصيص وقت للصيانة والتحكم فيه بشكل كامل.
نود الإشارة الى أن برنامج ERP NEXT يمكن تخصيصه والتحكم فيه بشكل يتناسب مع حجم الشركة وذلك لأنه يتمتع بمرونة عالية، وذلك يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة والمتوسطة ويعد الحل المثالي الذي يمكنك الإعتماد عليه إذا كنت ترغب في إدارة موارد المؤسسة والتحكم فيها بدون دفع مصاريف إضافية وينصح به مجموعة كبيرة من الخبراء.
شرح برنامج ERPNext
ذكرنا فيما سبق أن البرنامج يساعد الشركات في إدارة العمليات التشغيلية بكفاءة عالية وذلك من خلال الأدوات التي يوفرها ويجمعها في منصة واحدة، ولكي تتعرف عليه بشكل أكثر تعمقًا سوف نوضح فيما يلي من فقرات شرح مفصل لأبرز الأدوات المتاحة بداخله الى جانب ذلك سوف نوضح كيفية استخدامه.
شرح أبرز أدوات برنامج ERPNext:-
يوفر البرنامج مجموعة واسعة من الأدوات يصل عددها الى أكثر من 1000 أداة يمكنك استخدامها في إدارة كافة الأقسام والعمليات التشغيلية في الشركة بشكل رائع ومرن وسريع، وفيما يلي سوف نشرح أبرز الأدوات التي يمكنك الاستفادة منها في البداية.
1- إدارة الطلبات
قسم متكامل يضم مجموعة واسعة من الأدوات يمكن من خلاله تتبع مستويات المخزون وتجديد المخزون وإدارة أوامر المبيعات والعملاء والموردين والشحنات والتسليمات وتنفيذ الطلبات، بالإضافة الى ذلك يعرض بشكل مباشر مبيعاتك في الوقت الحالي ويجمع بيانات البيع والشراء في مكان واحد.
بالإضافة الى ذلك يمكن من خلاله تتبع المنتج من خلال الرقم التسلسلي ويمكن متابعة المبيعات المتعددة في جميع المنصات والمتاجر ويوفر لك دفاتر كثيرة منها اليومية والمدفوعات مع الكثير من أدوات التسويق والكثير من الأدوات الأخرى، بإختصار هو يعمل على زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف من خلال إدارة دورات المبيعات والشراء ، من الشراء إلى أوامر المبيعات
2- إدارة الموارد البشرية والمرتبات
قسم يمكن من خلاله إدارة دورة حياة الموظف الكاملة مباشرة من الإعداد وكشوف المرتبات والحضور ومطالبات النفقات والأصول إلى العزل وانتهاء دورة العمل، على سبيل المثال يوفر لك أداة يمكنك استخدامها في إدارة الإجازات واخرى تتيح لك إمكانية إدارة النفقات بما في ذلك السلف ونفقات السفر والانتقالات.
بالإضافة الى ذلك يوفر القسم أداة تساعدك في حساب الضريبة وتوفر لك تقارير كاملة توضح مدى امتثال الشركة للوائح الضريبية التي يتم العمل بناءًا عليها في الدولة، كما أنه يوفر أداة اخرى عبارة عن كشوف المرتبات ويمكن من خلالها حساب العمولات وإدارة الخصم وكل ما يخص الموظف، كما أنه يساعدك في التعرف على أداء الموظف خلال فترة محددة ويمكن استخدامه والتحقق فيه من الموبايل.
3- المحاسبة المالية
يوفر البرنامج أدوات كثيرة يمكن من خلالها إدارة المالية في الشركة، على سبيل المثال يمكن من خلاله التحكم في الفوترة والتسعير والتحكم في الكثير من الدفاتر واستخدامها بما في ذلك اليومية والاستاذ والمدفوعات، بالإضافة الى ذلك يوفر برنامج ERPNEXT دليل الحسابات وحاسبة متعددة العملات يمكن استخدامها في مهام كثيرة.
بالإضافة الى ذلك يمكن من خلال أدوات قسم المالية إدارة الشؤون المصرفية بشكل كامل حيث يمكن عمل الحسابات البنكية والتحكم فيها والإطلاع عليها، بالإضافة الى ذلك يمكن عمل نظام فوترة تلقائية ويمكن تخصيص كافة الأدوات بشكل يتناسب مع شركتك للوصول الى الأهداف المخطط لها مسبقًأ.
4- إدارة المشاريع
قسم يضم مجموعة أدوات مهمتها مساعدة شركتك في تسليم كلًا من المشاريع الداخلية والخارجية في الوقت المحدد، الى جانب ذلك تعرض تلك الأدوات الميزانية والربحية من المشروعات المنفذة وتوفر لك إمكانية تعقب المهام والجداول الزمنية والمشاكل حسب المشروع.
الى جانب ذلك يتيح القسم إمكانية تخزين الملفات التي تخص المشاريع المسندة الى شركتك، ومع تلك الأدوات سوف تجد في الفسم برنامج متعدد اللغات قادر على إدارة المشاريع بمرونة وكفاءة، ومع ذلك تستطيع تحليل الربحية وتتبع الفواتير وإصدارها ومتابعة المشروع من البداية حتى النهاية.
5- إدارة علاقات العملاء
سوف تجد في هذا القسم مجموعة واسعة من الأدوات تساعدك على الوصول الى الجمهور المستهدف من خلال التسويق، الى جانب ذلك توجد أدوات تعقب الآراء وتعقب سلوك المستخدمين، كما يمكن استغلال القسم في ارسال عروض الشراء وإتمام المبيعات وتعقبها بشكل كامل.
6- التصنيع
قسم من أقسام برنامج ERPNEXT يمكنك من خلاله صيانة وإدارة فاتورة الموارد المستخدمة في عملية التصنيع، الى جانب ذلك يمكنك تخطيط الإنتاج وبطاقات العمل والمخزون بشكل فعال، وذلك من خلال أدوات كثيرة منها أداة قائمة المكونات وإدارة المتجر والتحكم في الموردين ومتغيرات العناصر الى جانب تعقب المخزن.
الى جانب ذلك سيعرض ERPNext كل جانب من جوانب MRP الخاص بك بما في ذلك تتبع استهلاك المواد للمخزون المتسلسل أو المجمع للحد من النفقات وتحقيق صفر موارد مهدرة سواء كان أمر عمل مقابل المبيعات أو طلبات المواد، ويمكنك من خلاله تتبع مستوى إعادة ترتيب العنصر حيث عندما ينخفض مستوى المخزون إلى ما دون مستوى إعادة الطلب سيقوم ERPNext تلقائيا بإنشاء طلب مواد وسوف يساعدك هذا على تجديد المخزون في الوقت المناسب تماما وتقليل فرص استنفاد المخزون.
7- الموقع
يتيح البرنامج أدوات رائعة يمكن استخدامها في إدارة مواقع الويب والمدونات، الى جانب ذلك يمكنك إدارة الصفحات على مختلف منصات التواصل الاجتماعي بسهولة وكفاءة، حيث يمكنك من خلال تلك الأدوات تحسين محركات البحث الى جانب ذلك يمكن إنشاء المواقع والتحكم فيها بشكل كامل، ويمكن إنشاء صفحات الهبوط وترويج المنتجات بطريقة فعالة.
8- إدارة الأصول
قسم مهمته مساعدتك في الحفاظ على تفاصيل الأصول وحركتها وتعديل قيمتها واستهلاكها وإدارتها، وذلك من خلال أدوات كثيرة منها صيانة الأصول دون عناء بشكل تلقائي عند الحاجة الى ذلك، الى جانب عرض تقارير مفصلة حول دورة حياة الأصول بدايًة من وجودها حتى استهلاكها.
الى جانب ذلك يمكنك من خلاله جرد الأصول والعمل على شراء الأصول التي تناسب شركتك، كما يمكن اتمتة عملية إهلاكها أو بيعها والتخلص منها، بالإضافة الى ذلك يمكن تعديلها والإبلاغ عنها ويتيح برنامج ERPNEXT أداة متعددة اللغات تستطيع استخدامها في كافة الأصول المتاحة لديك.
كيف يمكنك استخدام ERPNext؟
إذا كنت ترغب في التعرف على طريقة استخدام برنامج ERP NEXT لا عليك سوى اتباع الخطوات التفصيلية التي سوف نوضحها فيما يلي من نقاط:-
- في البداية يجب عليك الدخول الى موقع البرنامج وبعد ذلك سجل حساب جديد للحصول على تجربة مجانية تختلف مدتها حسب الخطط المتاحة في الموقع.
- يجب عليك بعد ذلك تثبيت البرنامج على خادم الشركة الخاص كما يمكن تثبيته على أحد الخوادم السحابية التي تدعم، ويمكن تثبيته على أنظمة التشغيل المختلفة بما في ذلك Ubuntu و CentOS.
- سوف تحتاج بعد ذلك إلى إعداد النظام الأساسي،بما في ذلك تحديد العملة واللغة وتوقيت المنطقة وإنشاء الشركات والمستخدمين وسوف يطلب منك تخصيص بعض الإعدادات الأخرى.
- يمكن تخصيص النماذج القياسية الموجودة في ERP Next، مثل نماذج الفواتير وطلبات الشراء وسجلات الموظفين بشكل يلائم احتياجات عملك وذلك بعد الإعداد.
- خصص واجهة التشغيل لكي تسهل عليك عملية استخدام البرنامج وبعد ذلك قم بإدخال البيانات الأساسية لشركتك، مثل معلومات العملاء والموردين والمنتجات ويجب إدخال بيانات المعاملات اليومية مثل الفواتير وطلبات الشراء ودفع الرواتب.
- بعد الانتهاء من الخطوات السابقة تستطيع استخدام الأدوات التي وضحناها فيما سبق بالشكل الذي يتناسب مع عملك، ويجب عليك تعلمه جيدًا من الدورات المتاحة في الموقع وعلى منصات مشاركة الفيديو.
مميزات نظام ERPNext
قبل العمل على تحميل برنامج ERPNext وإعداده على خوادم شركتك يجب التعرف على مميزاته الرائعة والتي سوف نوضحها بشكل مفصل فيما يلي:-
- نظام ERP next مفتوح المصدر ومجاني تستطيع تخصيصه حسب احتياجاتك ويمكن الحصول على مميزات أكثر تقدمًا عند الاشتراك في الخطط المدفوعة المتوفرة بأسعار منخفضة.
- يغطي البرنامج جميع جوانب العمل ويمكنك استخدامه والاعتماد عليه بشكل كامل بدون الحاجة الى برامج أو أنظمة أخرى ويتكامل مع كافة الأنظمة والبرامج المتاحة في مجال إدارة تخطيط موارد المؤسسة.
- الواجهة سهلة الاستخدام ويمكن التعامل معها بسهولة شديدة، الى جانب ذلك يوفر التطبيق تقارير مفصلة حول أداء الشركة في فترة محددة مما يجعل إدارتها سهلة للغاية.
- يدعم البرنامج مجموعة واسعة من اللغات والعملات وذلك يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة الناشئة في جميع الدول حول العالم، ويوفر أدوات تحليل قوية تستطيع الاعتماد عليها في الوصول الى جمهورك.
- يقلل النظام من التكاليف التي يمكن أن تنفقها في تثبيت أنظمة ERP الأكثر تقدمًا، الى جانب ذلك يوفر لوحات تحكم تفاعلية تعرض البيانات بشكل مباشر.
- يوفر النظام حماية قوية للبيانات وحاصل على شهادات قوية للغاية في مجال الأمن، وذلك يجعلك مطمئن على بيانات شركتك عند استخدامه.
كيف يساعد برنامج ERPNext في تبسيط إدارة الموارد ؟
يمكن للنظام أن يساهم في تبسيط إدارة موارد المؤسسات وذلك من خلال الأدوات التي يوفرها، وفيما يلي سوف نوضح المزيد من التفاصيل حول أوجه المساعدة التي يمكنك الإستفادة منها:-
- يوحد البرنامج البيانات في مكان واحد وذلك من خلال توفير قاعدة بيانات مركزية، ذلك الأمر يمنع تكرار البيانات ويساعدك في اتخاذ قرارات مناسبة بشكل أكثر دقة.
- يعمل النظام على أتمتة مجموعة واسعة من العمليات بما في ذلك إصدار الفواتير وكشوفات المرتبات وإدارة المخزون وذلك يساهم في تقليل الاحتياج الى التدخل اليدوي ويمنح العمل مرونة كبيرة.
- لوحات التحكم التفاعلية والتقارير المفصلة التي يوفرها البرنامج والبيانات التي تعرض بشكل مباشر تساعد في تبسيط عملية اتخاذ القرار وتزيد من نسبة نجاحه.
- يبسط البرنامج من عملية إدارة المشاريع وذلك من خلال توفير كافة البيانات التي سوف تحتاجها في لوحة كاملة، بالإضافة الى ذلك يبسط عملية إدارة الموارد البشرية ويحسن من كفاءة العمليات التشغيلية.
فيما سبق وضحنا كافة التفاصيل حول برنامج ERPNEXT، من خلال تلك التفاصيل يمكنك معرفة طريقة استخدام البرنامج ويمكنك التعرف على أبرز أقسامه من خلال الشرح المفصل الذي سوف تجده في الفقرات السابقة، الى جانب ذلك يمكنك التعرف على مميزات البرنامج وكيف يمكن له أن يبسط الإدارة والكثير من المعلومات الأخرى.
