في الوقت الحالي لم تعد أساليب المحاسبة التقليدية كافية لمواكبة التحديات واغتنام الفرص، وذلك بسبب التطور المتسارع في عالم الأعمال. هنا يبرز نظام ERP المحاسبي الذي يوفر حلولًا شاملة ومتكاملة لإدارة الجوانب المحاسبية والمالية في المؤسسات، ولذلك هو يعد بمثابة الشريان الذي يضخ الحياة في شرايين المؤسسات، والسؤال هنا ما هو نظام ERP المحاسبي؟.
هو شريك رقمي يتيح للشركات اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة في الوقت المناسب، ويساهم في تحسين الأداء وتقليل الأخطاء من خلال دمج كافة العمليات المحاسبية والمالية في نظام واحد مركزي، وفيما يلي من فقرات سوف نوضح مفهومه ومزاياه ودوره في تحسين العمليات الحسابية، الى جانب ذلك سوف نسلط الضوء على خطوات تطبيقه بالتفصيل، لا عليك سوى المتابعة حتى النهاية.
ما هو نظام ERP المحاسبي؟
نظام ERP المحاسبي هو نظام برمجي متكامل يستخدم لإدارة وتنظيم جميع العمليات التجارية والمالية داخل المؤسسة، وذلك بدلاً من الاعتماد على برامج منفصلة لكل قسم مثل برنامج للمحاسبة وآخر للمخازن وثالث للمبيعات. يجمع النظام بين الوظائف المذكورة سلفًا في منصة واحدة مترابطة، ويتيح هذا الترابط تدفقًا سلسًا للمعلومات بين مختلف الأقسام، وذلك يعزز الكفاءة ويقلل من الأخطاء والتكرار.
بشكل أبسط هو برنامج يساعد الشركات على تنظيم وتتبع جميع الأمور المالية بشكل متكامل وفي مكان واحد، ويعتمد في عمله على قاعدة بيانات مركزية واحدة، يتم فيها تخزين جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمليات المالية والتجارية. ويتيح هذا الأمر الوصول الفوري والمتزامن للمعلومات من قبل جميع الأقسام المعنية، ويربط النظام مختلف أقسام المؤسسة مثل المحاسبة والمبيعات والمشتريات وإدارة المخزون والموارد البشرية، وبالتالي يسهل التعاون وتبادل المعلومات بينها.
ولكي يتضح الأمر أكثر، تخيل معي محاسبًا يقوم بتسجيل فاتورة مبيعات في النظام التقليد. في هذه الحالة سوف يحتاج لتسجيلها يدويًا في عدة سجلات، أما بعد استخدام النظام المشار إليه سيتم تسجيلها مرة واحدة وتنتقل تلقائيًا للحسابات المختلفة بما في ذلك المبيعات والضرائب والمخزون وغيرها، وذلك سوف يخفض وقت المهمة ويعزز كفائتها.
كيف يسهم نظام ERP في تحسين العمليات المالية؟
بعد ان وضحنا ما هو نظام ERP المحاسبي فيما سبق، سوف نوضح في النقاط التالية دوره في تحسين العمليات المالية:-
- تحسين دقة البيانات:- يحسن النظام الدقة من خلال إدخال البيانات مرة واحدة فقط واستخدامها عبر مختلف الأقسام، وذلك الأمر يساهم في التقليل من احتمالية حدوث أخطاء بشرية مما ينعكس على دقة البيانات المالية بشكل إيجابي.
- تقارير شاملة:- التقارير الشاملة والمفصلة التي يعمل النظام على إعدادها في أي وقت تساعد الإدارة على متابعة الأداء المالي واتخاذ قرارات صحيحة مبنية على علم واقعي وحقيقي.
- توفير وقت وجهد:- النظام يقوم بأتمتة العديد من العمليات الروتينية بما في ذلك إعداد الفواتير ومعالجة الدفعات والكثير من المهام الأخرى. وذلك يوفر الوقت والجهد الذي يمكن استثماره في مهام أخرى أكثر استراتيجية.
- تحسين إدارة التدفقات النقدية:- يمكن للنظام توقع التدفقات النقدية بشكل أفضل، مما يساعد على تخطيط الإنفاق المالي وضمان توفر السيولة الكافية لاحتياجات الشركة.
- تقليل التكاليف والمتابعة اللحظية:- يحسن نظام تخطيط موارد المؤسسات المحاسبي العمليات المالية من خلال تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء والتكاليف التشغيلية للشركة وإتاحة متابعة العمليات المالية في الوقت الفعلي مما يسمح لهم بالتصرف السريع في حال وجود أي مشاكل أو فرص.
المزايا الرئيسية لاستخدام ERP في إدارة الحسابات
ما هو نظام ERP المحاسبي؟ إنه ببساطة الحل التكنولوجي الذي تعتمد عليه الشركات اليوم لإدارة مواردها المالية بكفاءة ودقة، ما المزايا الرئيسية التي يوفرها؟، فيما يلي من نقاط سوف نوضحها بالتفصيل.
- أتمتة العمليات المحاسبية:-
تعمل أنظمة ERP على اتمتة العديد من المهام المحاسبية الروتينية مثل إدخال البيانات وحساب التكاليف وإعداد الفواتير، وذلك الأمر يقلل من الأخطاء اليدوية ويحسن الدقة.
بالإضافة الى ذلك النظام يقلل الوقت والجهد من خلال تسريع عمل المهام الروتينية التي أشرنا لها فيما سبق، وبالتالي يتيح للموظفين وقتًا كافيًا للعمل على المهام الأخرى الأكثر استراتيجية.
- تحسين دقة البيانات المالية:-
ذكرنا في الفقرة دور النظام بالتفصيل في تحسين العمليات المالية، وذلك يتم من خلال اعتمادها على قاعدة بيانات مركزية واحدة تخزن جميع المعلومات المالية، وبالتالي ذلك الأمر يضمن دقة البيانات وتناسقها عبر جميع أقسام المؤسسة.
علاوًة على ما ذكرنا، النظامي يوفر إمكانية تحديد الانظمة بشكل فوري، وذلك الأمر يساهم في توفير رؤية دقيقة وفورية للأداء المالي ويساعد المدراء على وضع استراتيجيات مثالية للحد من المخاطر المالية وتحسين الأوضاع.
- تعزيز الرقابة المالية:-
النظام يتيح تتبع المصروفات والإيرادات بدقة من خلال المنصة المركزية التي يوفرها، وذلك يعزز الرقابة المالية وبناءًا على الرقابة المحكمة يمكن اتخاذ قرارات مالية صحيحة.
بالإضافة الى ذلك تساعد أنظمة ERP المحاسبية في إعداد الميزانيات ومراقبة الأداء الفعلي وتقارنه بالميزانية، وذلك الأمر يتيح التحكم في التكاليف وتحسين الأداء المالي وتعظيم الأرباح.
- تحسين التخطيط والتحليل المالي:-
مع المميزات الكثيرة التي وفرناها، يتيح النظام إعداد مجموعة واسعة من التقارير المالية في وقت قياسي، وذلك يسهل عملية التحليل المالي واتخاذ القرارات الاستراتيجية، وبالإضافة الى ذلك يمكن من خلال الأدوات التحليلية القوية المتاحة في النظام العمل على تحليل البيانات المالية وتحديد الاتجاهات والفرص.
- تحسين الكفاءة التشغيلية:-
تدمج أنظمة ERP العمليات المحاسبية مع العمليات الأخرى في المؤسسة مثل المبيعات والمشتريات وإدارة المخزون، وذلك يحسن الكفاءة التشغيلية بشكل عام، وتسهل تلك الأنظمة من التواصل بين مختلف أقسام المؤسسة، وكل تلك المميزات تعزز الكفاءة التشغيلية وتحسن عملية صنع القرار.
- تعزيز الامتثال للمعايير المحاسبية:-
تطبيق نظام ERP المحاسبي في مؤسستك، أمر يساعدك على الامتثال للمعايير المحلية والدولية المعمول بها، وذلك الأمر يقلل من مخاطر فرض الغرامات والعقوبات، وبالنسبة للضرائب النظام يسهل عمليات التدقيق المالي من خلال توفير سجل واضح لجميع المعاملات المالية.
الخطوات الأساسية لتطبيق نظام ERP في الشركات المالية
تطبيق نظام ERP في الشركات المالية يتطلب خطوات مدروسة لضمان تحقيق أفضل النتائج والاستفادة القصوى من إمكانياته، وفيما يلي سوف نوضحها بالتفصيل:-
- تحديد الأهداف والاحتياجات:- في هذه الخطوة يجب العمل على تحليل العمليات المالية الحالية وتحديد المشكلات أو التحديات القائمة، وبناءًا على التحليلات يجب وضع أهداف واضحة لتطبيق نظام ERP مثل تحسين الكفاءة أو تقليل الأخطاء.
- اختيار النظام المناسب:- ابحث عن حلول ERP المتاحة في السوق وقم بتقييمها بناءًاعلى احتياجات شركتك، وبعد البحث الجيد والعميق اختر النظام الذي يتناسب مع متطلبات شركتك وميزانيتك، وضع في الحسبان عوامل كثيرة بما في ذلك السعر والجودة وخدمات ما بعد التطبيق وإمكانية التوسع.
- تشكيل فريق المشروع:- احرص على تكوين فريق من الموظفين من مختلف الأقسام لضمان الشمولية والتنسيق، ويمكن أن يشمل الفريق مديري المشروع ومتخصصين في تكنولوجيا المعلومات ومحاسبين.
- التخطيط والتصميم:- في هذه الخطوة يجب عليك وضع خطة تفصيلية تشمل تحديد الجدول الزمني والميزانية والموارد اللازمة لتطبيق النظام، وبعد ذلك قم بتحديد العمليات التي سيتم أتمتتها وكيفية تدفق البيانات بين الأقسام.
- تخصيص النظام:- قم بتعديل إعدادات النظام لتتناسب مع احتياجات شركتك الخاصة، وبعد ذلك اجمع البيانات المالية وجهزها للنقل الى النظام الجديد، ويجب الحرص على فلترة البيانات بشكل جيد.
- التدريب والتعليم:- في هذه الخطوة قم بتدريب الموظفين على استخدام النظام الجديد لضمان تحقيق الاستفادة القصوى منه، ويجب توفير دعم فني مستمر للموظفين للتعامل مع أي مشكلات قد تواجههم مستقبلًا.
- اختبار النظام:- قم بتجربة النظام بشكل كامل في بيئة تجريبية للتأكد من عمله بشكل صحيح ومن تكامل البيانات، وبعد ذلك قم بإجراء أي تعديلات ضرورية بناءًا على نتائج الاختبار.
- إطلاق النظام وتشغيله:- قم بتطبيق النظام بشكل تدريجي بدايًة من قسم واحد أو مجموعة صغيرة من المستخدمين، وبعد التأكد من نجاحه قم بالتوسع في التطبيق حتى يشمل جميع الأقسام.
- المتابعة والتطوير بشكل دوري:- قم بمراقبة أداء النظام وجمع ردود الفعل من الموظفين، وبناءًا الملاحظات طور آليات العمل حتى تصل الى أفضل نموذج يناسب مؤسستك.
- نصائح للتطبيق:- من الأفضل التعاقد مع إحدى الشركات التي تقدم خدمات تطبيق تلك الأنظمة لكي توفر الوقت والجهد المبذول ولكي لا تقع في مشكلات أثناء التطبيق.
ختامًا، يتضح أن نظام ERP المحاسبي يمثل حلًا شاملًا ومتطورًا لإدارة العمليات المالية والمحاسبية في الشركات، وذلك لأنه يعمل على دمج البيانات وتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء، وبالتالي هو يساهم في تحقيق مستويات أعلى من الأداء المالي والاستقرار التشغيلي، وفيما سبق وضحنا ما هو نظام ERP المحاسبي بالتفصيل، كما أننا وضحنا معلومات هامة حوله تشمل دوره في تحسين العمليات ومميزات وخطواته تطبيق، وإذا كانت لديك أي استفسارات لا عليك سوى تركها في تعليق.
