في ظل تطور التكنولوجيا المتسارع الذي نعاصره أتجهت المؤسسات الى الاعتماد على الحلول التقنية الغير مألوفة في العمل، والتي تساعدها على تعزيز الكفاءة والفعالية وزيادة الأرباح، ومن بينها نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كحل بارز يمكن استخدامه في دمج وتنسيق العمليات الإدارية والتشغيلية داخل المؤسسة الواحدة.
حيث يصنف كأحد أفضل أدوات الإدارة الحديثة وأهمها، وذلك لأنه يقدم جملة من المزايا التي تعزز قدرة المؤسسات على تحقيق أهدافها، وعلى الرغم من ذلك النظام لا يخلو من العيوب والتحديات التي قد تتسبب في الكثير من المشاكل للشركات والمؤسسات الكبرى، وفي هذا المقال سنتناول بشمولية مميزات وعيوب نظام ERP موضحين معلومات وتفاصيل كثيرة، لا عليك سوى المتابعة لكي تعرفها.
ما هو نظام ERP ؟
نظام ERP عبارة عن برنامج يستخدم من قبل الشركات والمؤسسات لإدارة وتنسيق العمليات الرئيسية بما في ذلك التشغيلية والإدارية، ويهدف الى دمج الوظائف المختلفة سواء الإدارية أو حتى التشغيلية في إطار واحد شامل، الى جانب ذلك يقدم هذا النظام حلولاً متقدمةً تعالج التحديات المتكررة وتتيح فرصًا جديدة للنمو والتطور، الى جانب ذلك يوفر للإدارة رؤية شاملة للجوانب المختلفة من العمل.
بالإضافة الى ما ذكرنا يوفر نظام ERP أدوات سحابية تعتمد عليها المؤسسات تقدم فوائد إضافية مثل المرونة العالية، القابلية للتوسع، وتقليل تكاليف البنية التحتية، ولأن النظام يشمل الكثير من الوحدات والوظائف يتطلب تخطيطًا دقيقًا واستثمارًا كبيرًا كما يتطلب عمل دورات تدريبية للموظفين للتعامل مع الأدوات المختلفة، وقبل أن نوضح مميزات وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسات سوف نسلط الضوء على أبرز الوحدات والوظائف المكونة له.
وحدات ووظائف نظام ERP:-
يشمل نظام ERP مجموعة من الوحدات والوظائف لكل منها مهمة محددة لابد أن تعرفها لكي تتعرف على النظام بشكل أكبر وذلك من خلال النقاط التالية:-
- إدارة المالية (FM):- يساعد النظام على إدارة العمليات المالية مثل المحاسبة والرواتب وإدارة النفقات وتتبع حركة الأموال، ويمكن للإدارة الاعتماد عليه في الحصول على تقارير مالية مفصلة.
- إدارة سلسلة التوريد (SCM):- ويشمل هذا القسم تخطيط الإنتاج وإدارة المخزون وإدارة العلاقات مع الموردين الى جانب تتبع حركة السلع والمواد من المورد إلى المستهلك ويؤدي ذلك الى تحسين كفاءة سلسلة التوريد وتقليل التكاليف.
- إدارة العلاقات مع العملاء (CRM):- يمكن للنظام إدارة علاقات المؤسسة مع العملاء من خلال تتبع الاحتياجات والبيانات والعمل من خلال ذلك على تحسين الجودة.
- إدارة الإنتاج والتصنيع:- ويشمل القسم تخطيط الإنتاج، مراقبة الجودة، وإدارة العمليات الإنتاجية، ويساعد على إدارة عملية التصنيع وذلك يساهم في تقليل نسبة الموارد المهدرة.
- إدارة الموارد البشرية (HRM):- نظام ERP يساعد في إدارة بيانات الموظفين مثل الرواتب والتقييمات والأداء وتطوير المهارات، مما يخلق بيئة محفزة للموظفين وذلك يساعد في زيادة الانتاجية.
أهمية نظام ERP
ذكرنا من قبل أن نظام erp يعد من الأدوات الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسات في الوقت الحالي في تيسير العمل، وذلك لأنه يساهم في خلق بيئة مميزة الى جانب ذلك يساعد في تحقيق الأهداف والنجاحات، وتتجلى أهميته فيما يلي:-
تحسين كفاءة العمليات:-
يوفر النظام للمؤسسات والشركات الكبرى إمكانية أتمتة المهام اليدوية والتي تأخذ الكثير من الوقت والجهد، الى جانب ذلك النظام الالكتروني أكثر دقة وأقل من حيث الأخطاء مقارنًة بالنظام اليدوي الذي يتبع في الإدارة، الى جانب ذلك نظام ERP يساعد في تحسين إدارة المخزون وتخطيط الإنتاج و وإدارة الطلبات، ونتيجًة لذلك التكاليف التشغيلية تنخفض الى أقل معدلاتها كما أن نسبة الموارد المهدرة تنخفض أيضًأ.
تكامل العمليات:-
يوفر النظام منصة شاملة تتضمن جميع العمليات الحيوية بدايًة من المحاسبة والمالية مرورًا بإدارة المالية وسلسلة التوريد، ذلك الأمر يساعد المؤسسات في الحصول على تقارير أكثر دقة من خلالها يمكن معرفة الوضع المالي العام للشركة، الى جانب ذلك التكامل يعزز الكفاءة ويخفض التكاليف ويزيد من الإنتاجية.
تعزيز الرؤية والتحكم:-
يوفر النظام رؤية شاملة للعمليات التجارية وذلك الأمر يساعد في عملية اتخاذ القرار ويوفر للإدارة إمكانية تتبع كافة العمليات في المؤسسة، بناءًا على ما سبق يمكن للإدارة التدخل في الوقت المناسب لتصحيح المسار ومن ثم العمل على زيادة الأرباح من خلال إعداد خطط واستراتيجيات مبنية على رؤى واضحة.
تحسين التعاون:-
الربط بين مختلف الأقسام ودمجها في منصة واحدة أمر يساعد على تحسين التواصل وتبادل المعلومات من قبل الموظفين، مما ينعكس على العمل الجماعي ايجابيًا ويعززه، كما أن الأمر يساهم في تحقيق الأهداف المشتركة، بالإضافة الى ما ذكرنا نظام ERP يعزز من قدرات الموظفين ويساعدهم في تنمية مهاراتهم وبذلك تكون جميع الأطراف رابحة.
مميزات نظام ERP
نظام تخطيط موارد المؤسسات يوفر الكثير من المميزات التي يمكن أن تساعد بشكل كبير في تحسين أداء الشركات والمؤسسات، وسوف نوضح أبرزها فيما يلي:-
- زيادة الإنتاجية:- يساعد النظام المؤسسات الكبرى في إنجاز مجموعة واسعة من المهام في وقت كبير، ذلك الأمر يعني أن الانتاجية سوف تزيد بمجرد تقليل الوقت، وبناءًا على ذلك تزيد الأرباح كما أنه يقلل من كمية الموارد المهدرة ويعزز التعاون بين الموظفين.
- خفض التكاليف:- الاعتماد على نظام ERP في الشركات أمر مميز يساهم في خفض تكاليف العمليات التشغيلية عن طريق الحد من إهدار الموارد وزيادة الانتاجية وزيادة مهارات الموظفين.
- تحسين الجودة:- نظام إدارة موارد المؤسسات يساهم في تحسين جودة المنتجات والخدمات وذلك عن طريق تعزيز التعاون والكفاءة والحصول على تقارير دقيقة يمكن بالإعتماد عليها إنشاء استراتيجيات ناجحة كما أنه يعزز رضا العملاء.
- الامتثال للتشريعات:- معظم الدول تنص تشريعاتها على وجوب اتباع نظم السلامة المهنية والتي يضمنها نظام ERP وبناءًا على ذلك من خلاله سوف تتجنب تمامًا المشاكل القانونية المحتمل مواجهتها.
- تعزيز الأرباح:- كافة المميزات والنقاط التي سلطنا الضوء عليها فيما سبق تؤدي الى زيادة الأرباح وذلك يعني استمرار المؤسسة في العمل وضمان دوام عملياتها الأساسية دون انقطاع.
- تعزيز ثقة العملاء:- يساعد النظام في تحسين تجربة العملاء من خلال إدارة أفضل لسجلات العملاء تتضمن معالجة الطلبات بسرعة وتوفير معلومات دقيقة عن الشحنات والتسليمات وتوصيل ملاحظاتهم الى الإدارة وذلك الأمر يساهم في تعزيز ثقتهم من خلال حصولهم على المنتجات بأفضل جودة ممكنة.
عيوب نظام ERP
على الرغم من قوة نظام ERP والكثير من المميزات المتاحة والتي يمكن الاستفادة منها بعد تطبيقه بداخل الهيكل الإداري والتشغيلي للمؤسسة، إلا أنه لا يخلو من العيوب التي سوف نوضحها في نقاط مختصرة وذلك فيما يلي:-
التكلفة العالية:-
يمكن أن يكون تطبيق نظام ERP داخل الشركات الصغيرة أمرًا مرهقًا للغاية، حيث يلزم دفع الكثير من المصاريف بما في ذلك التراخيص والبرامج والتنفيذ والتدريب، الى جانب ذلك قد تحتاج الشركات الى شراء أجهزة كمبيوتر جديدة للعمل عليها وبالتالي يصعب تطبيقه للشركات حديثة النشأة.
التعقيد والوقت اللازم للتنفيذ:-
من الصعب تنفيذ وإدارة نظام ERP من قبل المبتدئين، وذلك لكونه أحد الانظمة المعقدة وبناءًا على ذلك تتطلب فريق من الموظفين المهرة للتعامل معه والحصول على أفضل نتائج من خلاله، ذلك الأمر يشكل صعوبة للمؤسسات تتمثل في إيجاد من لديهم الخبرة في التعامل مع النظام وذلك في الوقت الحالي.
صعوبة نقل البيانات:-
قد يكون من الصعب نقل بيانات العمليات التشغيلية والإدارية من الانظمة القديمة الى نظام ERP الجديد عند تطبيقه، ذلك الأمر قد يؤدي الى فقدان الكثير من البيانات وذلك من الممكن أن يتسبب في كارثة للشركات العملاقة، وبالتالي يجب العمل على نقل البيانات بعناية لتجنب المزيد من الخسائر.
التكيف مع متطلبات العمل:-
من الضروري عمل دورات تدريبية للموظفين وذلك لزيادة خبراتهم في التعامل مع مختلف الوحدات والوظائف في النظام، وذلك لأنه من الصعب تكيف النظام مع متطلبات العمل إلا عن طريق وجود فريق مميز من الموظفين، الى جانب ذلك عدم القدرة على التطور المستمر أمر خطير يؤدي الى تهديد وجود الشركة.
فيما سبق وضحنا مميزات وعيوب نظام ERP، واستعرضنا من خلال الفقرات معلومات هامة تتضمن التعريف بالنظام وأهميته بالنسبة للمؤسسات والشركات، كما أننا سلطنا الضوء على النقاط السلبية التي يجب العمل على الحد من آثارها، ونستخلص من ذلك أنه أحد أهم الأنظمة التي يجب الاعتماد عليها وذلك لأنه يواكب التطور الحالي ويمنح المؤسسات المزيد من المرونة والكفاءة في العمل.