في ظل التطور الرقمي المتسارع تتزايد التحديات وتزيد معها المنافسة في كافة المجالات، وهنا يبرز دور نظام ERP الذي يلعب دورًا محوريًأ في نجاح المؤسسات وذلك من خلال تقديمه لمجموعة واسعة من الأدوات يمكن استخدامها في تحسين الكفاءة التشغيلية والإنتاجية الى جانب دوره البارز في الحد من المخاطر وتوفير الوقت والجهد، والسؤال هنا كيف يعمل هذا النظام وما هي خصائصه؟.
دعني أخبرك أنه يعمل على دمج كافة أقسام المؤسسة في منصة واحدة وذلك يساهم في تحسين عملية اتخاذ القرار من خلال توفير المعلومات والبيانات بشكل فوري وتوفير تقارير دقيقة عن كافة المخرجات والمدخلات، وبالنظر الى خصائصه نجدها عديدة حيث أنه قادر على إدارة العمليات والموارد البشرية والإنتاج والتصنيع والجودة، علاوًة على ذلك يوفر أدوات تتيح تحليل التقارير والبيانات وتوفر الأمان والمرونة لها، وفي موضوعنا سوف نتناول كل عنصر على حدى، لا عليك سوى المتابعة حتى النهاية.
خصائص نظام ERP
نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عبارة عن حل برمجي متكامل يهدف إلى إدارة وتنسيق جميع العمليات والموارد داخل المنظمة بكفاءة وذلك من خلال وحدات متناسقة تضم أدوات مميزة، ويعد هذا النظام أداة قوية تساعد الشركات على تحسين أدائها وزيادة إنتاجيتها من خلال توحيد البيانات وأتمتة العمليات عبر مختلف الأقسام.
ويتميز النظام بالتكامل الشامل للبيانات والعمليات، فهو يجمع المعلومات من جميع أقسام الشركة في قاعدة بيانات مركزية، مما يضمن اتساق البيانات وتوفرها في الوقت الفعلي لجميع المستخدمين المصرح لهم، وهذا التكامل يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا بشكل متكرر وبالتالي تقل الأخطاء وتزداد الكفاءة التشغيلية، إلى جانب ذلك يسمح هذا التكامل لذوي الشأن برؤية شاملة لأداء الشركة وذلك يسهل اتخاذ قرارات أفضل وأسرع.
علاوًة على ما ذكرنا يمكن استخدام النظام في إدارة الجودة والعمليات التشغيلية، الى جانب ذلك يمكن استخدامه في إدارة الإنتاج والتصنيع والموارد البشرية، بالإضافة الى ذلك هو يلعب دورًا محوريًا في عمليات التخطيط المالي والعمليات المحاسبية وله قدرة كبيرة على حماية البيانات باستخدام تقنيات تشفير متطورة، ومع كل الخصائص نظام ERP مرن للغاية ويمكن تخصيصه وفقًا لاحتياجات المؤسسات، وفيما يلي من فقرات سوف نتناول خصائصه بالمزيد من التفصيل.
إدارة العمليات:-
إدارة العمليات في نظام ERP هي عملية تنظيم وتنسيق جميع الأنشطة والعمليات التي تقوم بها المؤسسة، بدايًة من تلقي الطلبات وحتى تسليم المنتج النهائي للعميل، ويشمل ذلك مجموعة واسعة من العمليات التي سوف نوضحها فيما يلي:-
- إدارة سلسلة التوريد:- وهي عملية تشمل تتبع المواد الخام من الموردين وحتى وصولها إلى المصنع وتخطيط الإنتاج وتوزيع المنتجات النهائية.
- إدارة المخزون:- تتبع كمية المواد الخام والمنتجات النهائية المخزنة، وتحديد نقاط الطلب وتخطيط عمليات الشراء وذلك الأمر له أهمية كبيرة في استدامة العمليات التشغيلية.
- التخطيط ومتابعة الإنتاج:- يشمل قسم إدارة العمليات أداة قوية لإدارة العمليات الإنتاجية من خلالها يمكن للشركة متابعة خطط الإنتاج وتتبع مراحل التصنيع المختلفة وتقدير الزمن اللازم لإتمام العمليات وذلك يساعد على تحسين استخدام الموارد وتقليل الهدر.
- أتمتة العمليات:- من خلال نظام ERP يمكن أتمتة المهام الروتينية والمتكررة لتقليل الأخطاء البشرية، والأمر يساهم في تسريع إنجاز العمليات ويحسن الكفاءة التشغيلية، كما أنه يحرر الموظفين للتركيز على المهام ذات القيمة المضافة العالية.
- توحيد العمليات:- يضمن النظام اتباع أفضل الممارسات في جميع الأقسام والمواقع ويسهل التدريب ويحسن جودة المخرجات كما أنه يساعد في إنشاء إجراءات تشغيل قياسية عبر المؤسسة وذلك الأمر يساهم في توحيد جميع عمليات المؤسسة.
إدارة الموارد البشرية:-
إدارة الموارد البشرية في نظام ERP هي عملية استخدام التقنيات المتطورة في إدارة جميع جوانب القوة العاملة في المنظمة، بدلاً من استخدام مجموعة من الأدوات والبرامج المنفصلة، وفيما يلي سوف نوضح الجوانب التي تغطيها إدارة الموارد البشرية في نظام تخطيط موارد المؤسسات:-
- إدارة بيانات الموظفين:- هي أداة يمكن استخدامها في تخزين البيانات الشخصية للموظفين بما في ذلك الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني، الى جانب إدارة المعلومات الوظيفية بما في ذلك لوظيفة، القسم والراتب وتاريخ التعيين، بالإضافة الى إدارة السجلات التعليمية والتدريبية للموظفين.
- إدارة التوظيف:- من خلال هذه الاداة يمكن نشر الوظائف الشاغرة وإدارة طلبات التوظيف وتقييم المتقدمين الى جانب
- إعداد عروض العمل وإدارة عملية الانضمام للمؤسسة.
- إدارة الأجور والمزايا:- أداة اخرى في القسم رائعة يمكن استخدامها في حساب الرواتب بدقة وإدارة الحوافز والمكافآت الى جانب
- إدارة الاستحقاقات والإجازات وإدارة الضرائب والاشتراكات.
- التحكم في الأداء:- يمكن لنظام ERP تحديد أهداف الأداء للموظفين الى جانب ذلك يمكنه تقييم أداء الموظفين ويمكنه العمل على
- إعداد خطط التطوير المهني.
- التدريب والتطوير:- يمكن العول على هذه الأداة في مهام كثيرة منها إدارة برامج التدريب وتسجيل حضور الموظفين في الدورات التدريبية الى جانب تقييم فعالية برامج التدريب.
- الحضور والإنصراف:- يمكنك استخدام هذه الاداة في تسجيل ساعات العمل وحساب الأوقات الإضافية الى جانب إدارة الإجازات المرضية ومعرفة تاريخها.
- التقاعد:- من خلال هذه الأداة يمكن للمديرين حساب الاستحقاقات التقاعدية إدارة إجراءات التقاعد بسهولة وهي توفر الكثير من الوقت والجهد.
تحليل البيانات والتقارير:-
تعد القدرة على تحليل البيانات وتوليد التقارير الدقيقة من أهم خصائص نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وهي عملية تشمل جمع البيانات من مختلف أقسام الشركة وتوحيدها في منصة واحدة وتحليلها وتحويلها الى معلومات قيمة في صورة تقارير شاملة، وفيما يلي سوف نتناول تفاصيل كثيرة حولها.
كيف تعمل أداة تحليل البيانات في ERP؟
فيما يلي من نقاط سوف نوضح طريقة عمل أداة تحليل البيانات في نظام تخطيط موارد المؤسسة:-
- في البداية تعمل الأداة على جمع البيانات من مختلف الأقسام بما في ذلك المخزون والمبيعات والموارد البشرية.
- بعد ذلك يتم تخزين البيانات التي تم جمعها في قاعدة مركزية وبعدها يتم تنظيفها وإعدادها للتحليل.
- بمجرد الانتهاء من الإعداد يتم استخدام أدوات متقدمة للغاية في تحليل البيانات واستخلاص النتائج.
- تحول بعد ذلك نتائج التحليل الى تقارير مرئية وسهلة الفهم وترسل الى ذوي الشأن في المؤسسة.
أنواع التقارير التي يمكن استخلاصها بواسطة أداة التحليل:-
بعد أن وضحنا فيما سبق طريقة عمل الأداة سوف نوضح فيما يلي أنواع التقارير التي يمكن عملها بواسطتها:-
- يمكنك الحصول على تقارير مالية من الأداة تشمل تقارير الأرباح والخسائر والميزانية العمومية والتدفقات النقدية.
- تستطيع الحصول على تقارير تخص المخزون من حيث مستوياته والكميات المتاحة بداخله والعمليات التي تتم من خلاله.
- يمكن للأداة منحك تقارير عن المبيعات وعن حضور الموظفين وأدائهم وتكاليف العمليات وانتاجية الآلات وجودة المنتجات.
إدارة الإنتاج والتصنيع:-
تعد إدارة الإنتاج والتصنيع أحد أهم المهام التي تقوم بها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، حيث أنها توفر الأدوات والعمليات اللازمة لتحسين كفاءة الإنتاج وتقليل التكاليف وضمان جودة المنتجات، وفيما يلي سوف نوضح المزيد من التفاصيل عن الجوانب التي تعطيها عملية الإدارة:-
- تخطيط الإنتاج:- وهي أداة يمكن استخدامها في تخطيط احتياجات المواد وجدولة الإنتاج الى جانب إدارة الطلبات وتخطيط القدرات الإنتاجية.
- إدارة المخزون:- أداة رائعة يمكن استخدامها في تتبع مستويات المخزون وإدارة نقاط اعادة الطلب الى جانب التحكم في الجودة والتحكم الكامل في المخازن.
- الصيانة والجودة:- هي أدوات تندرج تحت عملية إدارة الإنتاج والتصنيع يمكن استخدامها في تحديد معايير الجودة إجراء فحوصات عليها و إدارة الشكاوى الى جانب تخطيط الصيانة الوقائية وإدارة الأعطال وإدارة مستلزمات الصيانة.
- تكاليف الإنتاج والتصنيع:- أداة يمكن استخدامها في حساب تكاليف الإنتاج وتحليل التكاليف ومن الممكن استخدامها في عمل خطط واستراتيجيات بناءًا على الموارد المالية المتاحة لديك في الوقت الحالي.
إدارة الجودة:-
تعد إدارة الجودة عنصراً حيوياً في أي مؤسسة تسعى لتحقيق التميز والتفوق، ولذلك يوفر نظام ERP مجموعة واسعة من الأدوات التي يمكن استخدامها في متابعة الجودة وإدارتها والتحكم فيها بمرونة شديدة، وفيما يلي سوف نوضح الجوانب الرئيسية للإدارة في النظام:-
- مواصفات المنتج:– يوفر النظام اداة يمكنها تحديد وتسجيل مواصفات المنتج وتحديثها بشكل مستمر وذلك يساهم في مراقبة الجودة وتحسينها.
- عمليات التصنيع:- هي أداة هدفها الرئيسي مراقبة وتسجيل جميع مراحل عملية التصنيع للتأكد من الجودة.
- جودة المواد الخام:- أداة تعمل على التأكد من جودة المواد الخام المستخدمة في الإنتاج ومراقبتها بشكل مستمر.
- جودة المنتج النهائي:- أداة يمكن استخدامها في إجراء الفحوصات اللازمة للتأكد من جودة المنتج النهائي.
- شكاوى العملاء:- أداة تستطيع استخدامها في تسجيل وتحليل شكاوي العملاء واتخاذ الإجراءات اللازمة.
- الإجراءات التصحيحية والوقائية:- يمكنك من خلال الأدوات السابقة تحديد الإجراءات اللازمة لتصحيح المشاكل ومنع تكرارها.
التخطيط المالي والمحاسبة:-
تعتبر إدارة الشؤون المالية والمحاسبية من أهم العمليات التي يدعمها نظام تخطيط موارد المؤسسة، وفيما يلي سوف نوضح أهم الجوانب التي تغطيها هذه الإدارة والتي يمكنك الاستفادة منها:-
- الدورة المحاسبية:- يمكن من خلال هذه الإدارة إدخال الفواتير والمصروفات وإعداد السجلات المحاسبية الى جانب إغلاق الحسابات الدورية وإعداد الميزانية العمومية وقائمة الدخل وإعداد التقارير المالية.
- الحسابات المستحقة:- أداة يمكن من خلالها إدارة الفواتير المستحقة للعملاء وإدارة الفواتير المستحقة للموردين بالإضافة الى تتبع مدفوعات العملاء وإدارة المخزون.
- النقد والتخطيط المالي:- ادوات يمكنك استخدامها في إدارة الحسابات البنكية وتحليل التدفقات النقدية وإعداد ميزانية نقدية الى جانب إعداد الميزانية السنوية وتحليل الانحرافات عن الميزانية وتقييم الأداء المالي.
- التحليل المالي:- إذا كنت ترغب في تحليل النسب المالية وتحليل الربحية وتحليل السيولة واستخلاص تقارير مالية دقيقة يمكنك فعل ذلك من خلال أداة التحليل المالي الموجودة في إدارة التخطيط المالي والمحاسبة في نظام ERP.
الأمان والمرونة:-
كمية البيانات الحساسة التي يتم إدخالها في نظام تخطيط موارد المؤسسات تجعل من الضروري وجود تقنيات وأدوات قوية للحماية بداخله، الى جانب ذلك يتطلب الأمر أن يكون النظام قادرًا على مواجهة التغيرات والتحديات التي تواجهها المؤسسات بمرونة، وهو بالفعل شيئًا متاح ويمكنك الاستفادة منه في مؤسستك وفيما يلي من فقرات سوف نوضح المزيد من التفاصيل حوله.
الأمان في أنظمة ERP:-
يستند أمان نظام ERP إلى مجموعة من الإجراءات والتقنيات تهدف إلى حماية البيانات والمعلومات الحساسة المخزنة في النظام من التهديدات الأمنية المختلفة، فيما يلي سوف نوضح أبرزها:-
- الوصول غير المصرح به:- يمكن تحديد مستويات الوصول لكل مستخدم وضمان حصول كل مستخدم على الصلاحيات اللازمة لأداء وظيفته فقط.
- الاختراقات: – متاح استخدام جدران الحماية المتطورة بما في ذلك برامج مكافحة الفيروسات وادوات تشفير البيانات لحماية النظام من الهجمات الخارجية.
- فقدان البيانات:- يتيح النظام إجراء نسخ احتياطية منتظمة للبيانات واستخدام تقنيات الاستعادة عند الطلب في حالة حدوث أي فقدان للبيانات.
- كشف التسلل والتحقق من الهوية:- توجد أدوات تعمل على مراقبة النظام بشكل مستمر للكشف عن أي نشاط مشبوه، الى جانب ذلك توجد أدوات اخرى مهمتها التأكد من هوية المستخدمين قبل منحهم الوصول إلى النظام.
المرونة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة:-
تكمن مرونة نظام ERP في قدرته على التكيف مع التغيرات والتحديات التي تواجهها المؤسسة، والتي سوف نوضحها بالتفصيل فيما يلي:-
- النمو والتغيرات التنظيمية:- النظام قادر على التعامل مع زيادة حجم البيانات وعدد المستخدمين كما أنه قادر على التكيف مع التغيرات في هيكل المؤسسة وعملياتها.
- التكامل مع أنظمة أخرى:- نظام ERP قادر على التكامل مع أنظمة أخرى كثيرة مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء وأنظمة إدارة سلسلة التوريد .
- التحديثات:- تصدر للنظام تحديثات دورية يمكن الاعتماد عليها في الحصول على ميزات جديدة كما يمكن الحصول عليها بهدف إصلاح الأخطاء وسد الثغرات.
ختامًا، يمكن القول أن الاستثمار في نظام ERP هو استثمار في مستقبل المؤسسة، وذلك لأنه يعمل على تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة من خلال خصائصه الفريدة التي توفر الوقت والجهد والتكاليف، وفيما سبق وضحنا كافة التفاصيل حولها وذلك لكي تكون قادرًا على فهم تلك الخصائص والتعامل معها بشكل مثالي.
