كيف تحصل على نظام ERP متكامل لإدارة كافة أعمالك
في الماضي كانت إدارة الأعمال عملية معقدة تتطلب الكثير من الوقت والجهد، ولكن مع تطور التكنولوجيا المتسارع الذي نعاصره حاليًا أصبح بإمكاننا أتمتة العديد من المهام، الى جانب ذلك أصبحت لدينا القدرة على الربط بين مختلف أقسام المؤسسة في نظام واحد، والسؤال هنا كيف يمكن فعل ذلك؟ يمكنك فعل ذلك عن طريق استخدام نظام ERP في مؤسستك.
وهو عبارة عن نظام شامل يحتوي على الكثير من الأدوات التي يمكنك استخدامها في الإدارة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية وتحقيق الأهداف الاستراتيجية، ومن الضروري أن تعرف كيف تختار النظام المناسب مع حجم وطبيعة عملك سواء كنت تدير شركة صغيرة أو حتى مؤسسة كبيرة، ولذلك سوف نوضح في موضوعنا الخطوات الأساسية التي يمكن الاسترشاد بها في اختيار النظام المناسب، بالإضافة الى ذلك سوف نوضح فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسات وطريقة عمله وتنفيذه.
ما هي الخطوات الأساسية لاختيار نظام ERP المناسب؟
لاختيار نظام ERP المناسب لإدارة أعمالك، يجب عليك اتباع مجموعة من الخطوات الأساسية التي تضمن أن النظام يلبي احتياجات شركتك ويعزز كفاءتها، وفيما يلي سوف نوضحها بالتفصيل:-
- تحديد الاحتياجات:- حدد العمليات والوظائف التي تحتاج إلى تحسين واحرص على جمع المتطلبات من مختلف الأقسام ويجب البحث عن المشاكل التشغيلية التي ترغب في حلها كما يجب تحديد الأهداف من تطبيق النظام بشكل واضح.
- تحليل العمليات الحالية:- قم بمراجعة وفهم جميع العمليات الداخلية الحالية في شركتك بدايًة من التمويل والموارد البشرية وحتى المبيعات والإنتاج، لكي تتمكن من معرفة كيفية عملها وبناءًا على ذلك حدد متطلباتك.
- وضع ميزانية:- حدد الموارد المالية المتاحة للمشروع وضع في الاعتبار تكاليف الترخيص والتنفيذ والصيانة، وذلك الأمر هام للغاية لأن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مختلفة في سعرها ولذلك يجب البحث عن الأنسب بطريقة علمية.
- البحث عن مقدمي الحلول:- استكشف خيارات ERP المختلفة في السوق وقارن بين الحلول السحابية والمحلية ومن الضروري أن تبحث عن الشركات التي تقدم حلولًا مخصصة لنوع أعمالك بناءًا على تحليلك والميزانية التي وضعتها.
- تقييم الحلول:- راجع سمعة وخبرة الشركات التي اخترتها للتعاقد معها وذلك من خلال التحقق من دعمهم الفني وخدمات ما بعد البيع واختبار واجهة المستخدم والميزات ومدى توافق النظام مع متطلباتك واحتياجات فريق العمل.
- الاستشارة وطلب العروض:- قم بالتشاور مع الأقسام المختلفة في شركتك بما في ذلك قسم المالية وتقنية المعلومات والعمليات لضمان مشاركتهم في عملية اتخاذ القرار ويمكنك الاستعانة بالخبراء الخارجيين وبعد ذلك اطلب عروضاً توضيحية من الموردين المحتملين وجرب النظام إن أمكن لتقييم سهولة الاستخدام.
- تقييم القابلية للتخصيص والتكامل:- تأكد من إمكانية تخصيص النظام لتلبية احتياجاتك الخاصة وتحقق من قدرته على التكامل مع الأنظمة الحالية مثل برامج المحاسبة أو إدارة المشاريع لأن ذلك الأمر سيوفر عليك الوقت والموارد على المدى الطويل.
- الأمان والتوسع والدعم والتدريب:- تحقق من التقنيات التي يستخدمها النظام في حماية البيانات وتحقق من قدرته على خدمتك في حالة التوسع في عملك، وتأكد من أن مقدم الخدمة يقدم دعمًا فنيًا مستمرًا وبرامج تدريبية لفريق العمل لضمان أن تطبيق النظام سيكون سلسًا، وأن الموظفين سيحصلون على الدعم اللازم لاستخدام النظام بفعالية.
- اتخاذ القرار والتنفيذ:- اجمع التقييمات من جميع الأطراف المعنية واختر الحل الأنسب بناءً على جميع العوامل وبعد ذلك قم بوضع خطة تنفيذ واضحة تشمل جدولًا زمنيًا محددًا وتوزيع الأدوار وكافة التفاصيل الأخرى التي تضمن الانتقال السلس للنظام الجديد.
- التقييم المستمر:- بعد تطبيق النظام تابع أداءه باستمرار وقم بتقييمه بناءً على مدى تحقيقه للأهداف المحددة، وبعد ذلك يجب إجراء تحسينات دورية لضمان الاستفادة الكاملة من النظام.
كيف يعمل نظام ERP ؟
نظام تخطيط موارد المؤسسات يعمل كمنصة برمجية متكاملة تربط جميع العمليات الأساسية داخل المؤسسة في نظام واحد، مما يسهل تبادل المعلومات ويعزز التعاون بين مختلف الأقسام، وفيما يلي سوف نوضح كيفية عمل نظام ERP بالمزيد من التفصيل:-
التكامل:-
يتكون النظام من وحدات مختلفة مثل المالية و الموارد البشرية والمخزون تعمل معًا بشكل متناغم لتغطية جميع جوانب العمل الى جانب ذلك يربط النظام بين مختلف الأقسام الأخرى، على سبيل المثال عندما تتم عملية بيع يقوم النظام بتحديث المخزون تلقائيًا ويقوم بتسجيل الإيرادات في القسم المالي دون الحاجة إلى تدخل يدوي.
قاعدة البيانات المركزية:-
يحتوى النظام على قاعدة بيانات واحدة مركزية تخزن جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بالشركة، تتيح هذه القاعدة الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي وذلك يسمح لجميع الأقسام بالعمل بناءً على نفس البيانات المحدثة، وبالتالي تقل أخطاء الإدخال اليدوي وتزيد الكفاءة والإنتاجية.
أتمتة العمليات:-
يقوم النظام بأتمتة العديد من المهام الروتينية وذلك يقلل من الأخطاء البشرية ويزيد الكفاءة، من ضمن المهام التي يمكن اتمتها إدارة الموارد البشرية ومعالجة الفواتير وإعداد التقارير المالية وتتبع الشحنات، ويمكنك الاستفادة من الاتمتة بأكثر من طريقة حيث أنها تساهم في توفير الوقت والجهد والمال.
تحليل البيانات والتقارير:-
يقدم نظام ERP تقارير مفصلة وتحليلات دقيقة تعتمد على البيانات التي يتم جمعها من جميع الأقسام، تشمل التقارير مؤشرات الأداء الرئيسية والتوقعات المالية الى جانب تحليل المبيعات، وبفضل أدوات التحليل يمكن لصناع القرار في الشركة اتخاذ قرارات صحيحة بناءًا على دراسات علمية مستندة الى بيانات دقيقة.
إدارة الامتثال للقوانين:-
نظام ERP يساعد في ضمان امتثال الشركة للقوانين المحلية والدولية، سواء كانت تتعلق بالضرائب أو المعايير البيئية أو متطلبات العمل، ويمكن برمجة النظام عند حدوث تغيرات في القوانين، وذلك لتفادي الوقوع في المشاكل القانونية.
إدارة الأمن والصلاحيات:-
يتحكم النظام في وصول المستخدمين إلى البيانات والوظائف يضمن هذا حماية المعلومات الحساسة، الى جانب ذلك يمكن للنظام منح أو منع بعض الصلاحيات للموظفين وذلك يساهم في أن يكون العمل أكثر مرونة.
فوائد الحصول على نظام ERP شامل وفعال
الحصول على نظام ERP شامل وفعال يوفر العديد من الفوائد للمؤسسات الراغبة في تحسين الإنتاجية والكفاءة، وفيما يلي سوف نشير الى أبرز الفوائد التي يمكنك الحصول عليها عند تطبيق النظام لديك:-
- تحسين اتخاذ القرار:- تساعد التقارير والتحليلات التي يوفرها النظام المدراء وأصحاب القرار في اتخاذ قرارات استراتيجية ناجحة بناءًا على رؤية شاملة ومعرفة دقيقة بالجوانب المختلفة في المؤسسة.
- توفير الوقت والجهد:- أدوات أتمتة المهام الروتينية المتاحة في النظام توفر الكثير من الوقت والجهد المبذول في تنفيذها، وبالتالي يمكن عمل مهام أخرى تزيد من الإنتاجية والأرباح.
- خفض التكاليف:- نظام تخطيط موارد المؤسسات يساهم في تقليل تكاليف التشغيل من خلال تحسين الكفاءة وتقليل الحاجة إلى أنظمة متعددة.
- تعزيز ثقة العملاء:- بعزز نظام ERP من تجربة العملاء ويزيد من مستوى رضاهم وذلك بفضل قدرته على تقديم خدمات أسرع وأكثر دقة بما في ذلك إدارة الطلبات والتسليم والرد على العملاء وحل مشاكلهم.
- رفع مستوى الحماية:- يوفر النظام حماية عالية للبيانات الحساسة من خلال بروتوكولات أمان مشددة تشمل النسخ الاحتياطي التلقائي و المصادقة المتعددة والتشفير بتقنيات متطورة، وذلك الأمر يقلل من مخاطر اختراق وفقد البيانات.
- التكامل وتحسين التعاون:- كما ذكرنا النظام يربط بين مختلف الأقسام وذلك الأمر يساهم في تسهيل تبادل المعلومات والتعاون بين الموظفين وبالتالي تكون القرارات أكثر دقة والإنتاجية ترتفع.
كيفية تنفيذ نظام ERP متكامل
تنفيذ نظام ERP متكامل عملية معقدة تتطلب التخطيط الدقيق والإدارة الجيدة والتواصل المستمر وجميعها عوامل تضمن نجاحه وتكامله مع الأنظمة الأخرى في المؤسسة، وفيما يلي سوف نوضح الخطوات التي يمكن اتباعها في عملية التنفيذ:-
تحديد وتوفير المتطلبات:-
في البداية يجب العمل على تحديد الأهداف من تطبيق النظام سواء كان الهدف تعزيز الكفاءة التشغيلية أو حتى زيادة الإنتاجية أو مستوى خدمة العملاء، بعد ذلك يجب تحليل احتياجات الشركة وبناءًا على ذلك يجب تحديد وتوفير المتطلبات التي يمكن أن تساعدك في عملية التطبيق.
اختيار فريق التنفيذ:-
بعد ذلك احرص على اختيار مدير من مؤسستك يشرف على المراحل المختلفة في عملية التنفيذ ويجب اختيار عضو من كل قسم في الشركة مشهود له بالخبرة والكفاءة وبعد تشكيل الفريق يجب أن تسند لهم مهمة التواصل مع مزودي حلول ERP للتعبير عن الاحتياجات بشكل دقيق.
اختيار النظام المناسب:-
في هذه المرحلة يجب العمل على اختيار نظام ERP يناسب حجم وطبيعة المؤسسة الخاصة بك، وفيما سبق وضحنا مجموعة نصائح يمكن الاسترشاد بها في عملية الاختيار، ومن الضروري أن يكون النظام المختار قادر على الدعم بعد التنفيذ والتوسع في حالة الحاجة لذلك كما يجب أن يوفر لك كافة الخدمات المذكورة فيما سبق واحرص على مقارنة المزايا بالتكاليف.
التخطيط والتهيئة والتخصيص:-
قم بإعداد خطة تنفيذ شاملة تتضمن جدولًا زمنيًا واضحًا ويجب أن تشمل أدوار ومسؤوليات أعضاء فريق المشروع، وبعد ذلك حدد كل مرحلة من مراحل التنفيذ بوضوح بما في ذلك تحليل المتطلبات وتهيئة النظام والاختبار ومن الضروري وضع سيناريوهات بديلة في حالة فشل الخطط.
بعد اختيار النظام تأتي مرحلة تهيئة وتخصيص نظام ERP ليتناسب مع العمليات والإجراءات الفريدة لشركتك، وهي مرحلة تشمل ضبط إعدادات المستخدمين و تعديل واجهة المستخدم وتخصيص التقارير والوظائف لكي تلبي احتياجات الشركة.
نقل البيانات:-
تعد عملية نقل البيانات من الأنظمة القديمة إلى النظام الجديد واحدة من أهم وأصعب الخطوات وذلك لأنها تشمل نقل كافة البيانات المتعلقة بالموارد المالية والمخزون والعملاء وجميع البيانات الأخرى الى النظام الجديد، وفيها يجب التأكد من أن البيانات منظمة وخالية من المشاكل، أي أن هذه المرحلة تسبقها مرحلة تهيئة وفلترة للبيانات القديمة.
التدريب والتوعية:-
من الضروري تدريب الموظفين بشكل جيد على كيفية استخدام نظام ERP الجديد لضمان نجاحه، من المفترض أن تشمل عملية التدريب ورش عمل أو جلسات تدريب عبر الإنترنت، بعد ذلك يجب التأكد من أن الموظفين يفهمون كيف يمكنهم الاستفادة من الأدوات الجديدة المتاحة لهم في زيادة الإنتاجية وتعزيز الكفاءة وذلك من خلال تكثيف الشروحات.
الاختبار والإطلاق:-
قبل إطلاق النظام من الضروري إجراء اختبار شامل لجميع الوحدات الوظيفية للتأكد من أن النظام يعمل بشكل صحيح وأن جميع العمليات يتم تنفيذها بسلاسة، وبعد ذلك يفضل إطلاق النظام تدريجيًا وليس دفعة واحدة، أي أنه يجب عليك إطلاقه في قسم واحد أو فرع واحد، ثم الانتقال إلى الأقسام والفروع الأخرى بعد التأكد من أن النظام يعمل بكفاءة.
المتابعة والدعم المستمر والتحديث:-
بعد الإطلاق يجب عليك مراقبة أداء النظام وتقييم مدى تحقيقه للأهداف المحددة في بداية المشروع، ويجب أن تتم مراقبة أداء النظام واستجابة الموظفين بانتظام لضمان أن كل شيء يعمل بسلاسة، وبعد ذلك يجب التأكد من الحصول على الدعم الفني المستمر من مزود نظام ERP خاصة في الأشهر الأولى بعد التنفيذ، ويجب عمل تحديثات دورية عند الحاجة لذلك.
ختامًا يمكن القول أن الحصول على نظام ERP متكامل يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية من خلال تعزيز الكفاءة وتحسين الإدارة والإنتاجية عملية هامة لأي شركة تسعى الى التطوير، وعلى الرغم من ذلك هي عملية صعبة للغاية لأنها تعتمد على التخطيط المدروس ولذلك يجب اتباع الخطوات التي وضحناها فيما سبق التي تضمن لك نظامًا مثاليًأ، ويمكنك معرفة معلومات كثيرة حول النظام وفوائده وطريقة تنفيذه من الفقرات السابقة، وإذا كان لديك استفسار لا تتردد في تركه في تعليق وسوف يصلك الرد في أقرب فرصة ممكنة.