ما هو نظام ERP System .. دليلك لتخطيط موارد المؤسسة

نظام تخطيط موارد ERP من أهم الأنظمة التي تساعد الشركات على تحسين كفاءة الأعمال وذلك من خلال دمج مجموعة واسعة من الوظائف والعمليات في نظام واحد متكامل، كما أنه يعمل على تحقيق تكامل سلس بين جميع الأقسام، وتزامنًا مع تطور التكنولوجيا أصبح من الأنظمة التي لا غنى عنها في الهيكل الإداري للمؤسسات الكبرى تابع معنا للتعرف علىما هو نظام ERP System .. دليلك لتخطيط موارد المؤسسة.

ولذلك سوف نسلط عليه الضوء في موضوعنا متناولين أهم التفاصيل حوله بما في ذلك تعريفه وأنواعه ومكوناته، بالإضافة الى ذلك سوف نوضح طريقة عمله وفوائده وعيوبه، وبالطبع تلك المعلومات من الممكن ان تساعدك في تطبيق النظام بشكل صحيح مما يساعد على نجاح بيئة العمل وبالتالي يمكن من خلاله الوصول الى الاهداف الاستراتيجية المخطط لها مسبقًا.

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP ؟

في البداية يجب أن تعرف أن كلمة ERP ما هي إلا اختصار لعبارة Enterprise Resource Planning وتعنى تخطيط موارد المؤسسة، أما عن تعريفه فهو نظام برمجي يدمج جميع وظائف وأقسام المؤسسة في نظام واحد متكامل وذلك الأمر يساعد في عمل تكامل بين جميع الأقسام ويسهل من الوصول الى المعلومات مما يمنح شفافية أكبر في العمل.

يهدف نظام ERP إلى توحيد جميع البيانات والعمليات الأساسية للمؤسسة في نظام واحد ويعمل على جمع وتخزين وإدارة البيانات من مختلف الأنشطة التجارية للمؤسسة، ذلك الأمر يوفر تقارير وتحليلات دقيقة يمكن للإدارة الاعتماد عليها في وضع الخطط والاستراتيجيات كما أنها يعزز من الكفاءة وجودة المنتجات والخدمات ويخلق بيئة مثالية للعمل، ولذلك في الوقت الحالي تعتمد عليه مجموعة واسعة من المؤسسات الكبرى.

أنواع نظام ERP

تتعدد أنواع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وفقًا للكثير من المعايير والعوامل، وفيما يلي سوف نوضح أبرز الأنواع التي يمكنك اختيار منها المناسب للمؤسسة الخاصة بك:-

الأنظمة المحلية (On-Premise ERP):- من الأنواع التي تحتاج الى استثمارًا اوليًا كبيرًا في الأجهزة والبرمجيات الى جانب فريق تقني للتحديث والصيانة وذلك لأنه يتم تثبيته وتشغيله على خوادم الشركة ويكون التحكم الكامل لها سواء في البيانات أو حتى وسائل الحماية.
الأنظمة السحابية (Cloud-Based ERP):- يختلف عن النوع السابق في كونه يثبت على خوادم بعيدة يتم الوصول إليها من خلال الإنترنت وذلك الأمر يوفر في التكاليف كما أنه سهل في التحديث والصيانة، ومن أهم مميزاته مرونته حيث يمكن الوصول إليه من أي مكان ولكن هناك مخاطر حوله.
الأنظمة الهجينة (Hybrid ERP):- نوع يجمع بين الأنواع السابقة حيث يسمح للشركات بتخزين البيانات محليًا مع بعض المزايا السحابية، وله الكثير من المميزات بما في ذلك المرونة والكفاءة الى جانب كونه امن.
أنظمة مفتوحة المصدر (Open Source ERP):- هي عبارة عن برمجيات مفتوحة المصدر يمكن تعديلها بحرية وتتطلب خبرة تقنية للتخصيص والصيانة وهي من الأنواع التي تناسب الشركات الراغبة في أن تتمتع بمرونة كاملة في التخصيص.
أنظمة ERP الموزعة أو اللامركزية:- من الانواع الغير شائعة وذلك لأنه يعتمد على شبكة بلوكشين في تخزين البيانات وهي شبكات مركزية لا تتحكم فيها أي جهة ولكن له الكثير من المميزات التي تجعله مناسبًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.
أنظمة ERP للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMEs):- نوع شائع يصمم بشكل خاص للشركات المتوسطة والصغيرة حسب الاحتياجات وعادًة يكون أقل تعقيدًا كما أنه منخفض في التكاليف.

مكونات نظام ERP

يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسات من مجموعة من المكونات أو الوحدات لكل منها وظيفة محددة تساهم بدورها في إحداث التكامل والربط بين الوظائف والأقسام المختلفة في المؤسسات، وفيما يلي سوف نوضح أبرز مكونات النظام:-

وحدة المالية والمحاسبة:- من المكونات الهامة في النظام وذلك لأنها تتولى إدارة الميزانية والتقارير المالية وإدارة الأصول كما أنها تختص بالعمل على معالجة الحسابات الدائنة والمدينة و إعداد الضرائب.
إدارة الموارد البشرية:- وهي من الوحدات الهامة التي تدير جميع جوانب الموارد البشرية بما في ذلك إدارة بيانات الموظفين و جداول الرواتب وإدارة الأداء الى جانب التوظيف والتدريب وإدارة الوقت والحضور.
إدارة المخزون:- وهي وحدة هامة ايضًا من وظائفها تتبع المخزون إدارة المستودعات و تخطيط الاحتياجات من المواد وتساعد المؤسسة في إعداد الخطط والاستراتيجيات وذلك من خلال البيانات في التقارير والتحليلات.
وحدة إدارة المبيعات والتوزيع:- وهي مختصة بإدارة عمليات التوزيع الى جانب المبيعات ومن مهامها معالجة الطلبات وإدارة العقود وإدارة العروض والأسعار و الشحن والتسليم و العمولات والمكافآت.
إدارة علاقات العملاء:- وهي من أهم الوحدات وذلك لأنها تساعد المؤسسة على معرفة آراء العملاء في المنتجات والخدمات وذلك من خلال تحليل بيانات العملاء وارائهم، والى جانب ذلك تختص بالعمل على إدارة المبيعات وخدمة العملاء والتسويق.
إدارة الإنتاج والتصنيع:- وهي وحدة من أهم وظائفها ما يلي جدولة الإنتاج و مراقبة الجودة الى جانب إدارة الصيانة و
تخطيط الاحتياجات من الموارد.
المكونات الاخرى:- الى جانب الوحدات المذكورة سابقًا توجد وحدات اخرى ومنها وحدة التقارير والتحليلات والتي تختص بالعمل على انشاء التقارير والتحليلات وتوفر لوحة بيانات مركزية، الى جانب وحدة إدارة الأصول وتقييم المخاطر وإدارة المشاريع والتخطيط وجميعها وحدات هامة للغاية.

كيف يعمل نظام ERP؟

فيما يلي سوف نوضح طريقة عمل نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP وذلك لكي تتعرف عليه بشكل أكثر تعمقًا ولكي نساعدك في فهم آليات العمل وذلك الأمر سوف يوضح لك قوته:-

في البداية يجمع النظام جميع البيانات والمعلومات من مختلف أقسام المؤسسة بما في ذلك المبيعات والكميات المنتجة والعملاء وبعض المعلومات حول الموارد البشرية وتتم العملية يدويًا أو عن طريق بعض الأدوات التكنولوجية.
بعد إدخال تلك البيانات في النظام تتم عملية المعالجة وفيها يعمل النظام على معالجة كافة المعلومات بشكل مستمر ويعمل على تحديثها تلقائيًا ويوفر أدوات تساعدك على تحليل البيانات واستخراج منها تقارير مفصلة حول الأداء.
بعد ذلك تتم عملية تدفق المعلومات لكي تكون متاحة للأقسام الموجودة في المؤسسة ويعمل النظام على تحديثها بسرعة فائقة وذلك الأمر يساعد على التكامل والربط بين مختلف الأقسام والوظائف.
يمكن للموظفين بعد ذلك الوصول إلى البيانات من خلال واجهة مستخدم موحدة ومركزية وذلك الأمر يسهل العمل ويسرع اتخاذ القرارات وبالطبع النظام يتضمن وسائل حماية قوية ويضمن للمؤسسة عدم الوصول الى تلك المعلومات الحساسة بواسطة الجهات الخارجية.
تتواصل جميع وحدات النظام مع بعضها البعض،على سبيل المثال عند تسجيل أمر بيع، يتم تحديث المخزون والمحاسبة بشكل تلقائي وتسجل كافة المعلومات حول العملية.
يوفر النظام تقارير وتحليلات شاملة بناءً على البيانات المجمعة ويوفر لوحة خاصة للمديرين يمكن الوصول إليها وفيها تخزن بيانات لا تعرض للموظفين وذلك الأمر يساعد في اتخاذ القرارات بشكل أكثر دقة.
يوفر النظام أدوات تعمل على اتمتة العمليات الروتينية ويضمن للمؤسسة اتباع الإجراءات الإدارية السليمة المنصوص عليها في اللوائح والقوانين ويحميها من العقوبات.
يمكن للنظام التكامل مع أنظمة إدارة التخطيط الخارجية كما أنه يعمل بعد ذلك على تحديث نفسه تلقائيًا لكي يواكب جميع التغييرات سواء في المؤسسة أو حتى في الانظمة الخارجية.

فوائد نظام ERP

نظام تخطيط موارد المؤسسة يعود على الشركات والمؤسسات بالكثير من الفوائد التي تعمل على تعزيز كفاءة العمليات التجارية الى جانب كونه يساهم في تحقيق فوائد المؤسسات الاستراتيجية وفيما يلي أبرز الفوائد:-

تحسين الكفاءة التشغيلية:- يحسن النظام من كفاءة العمليات الحيوية وذلك من خلال اتمتة المهام الروتينية الى جانب تقليل الأخطاء البشرية والعمل على الحد من الوقت المهدر في تلك العمليات بالإضافة الى كونه يخلق بيئة مثالية للعمل.
تكامل البيانات:- يوحد النظام البيانات من جميع الأقسام وذلك يقضي على الأخطاء البشرية ويضمن دقة المعلومات ويزيل المعلومات المكررة فيها.
تحسين اتخاذ القرارات وزيادة الانتاجية:- يساعد النظام الإدارة على اتخاذ قرارات صائبة وذلك من خلال توفير معلومات دقيقة في صورة تقارير وتحليلات مفصلة، الى جانب كونه يساهم في زيادة التعاون بين الاقسام وذلك يعزز من الانتاجية.
خفض التكاليف:- يقلل النظام من تكاليف إدارة المخزون كما أنه يساهم في خفض تكاليف العمالة من خلال زيادة الكفاءة
الى جانب كونه يقلل من تكاليف تكنولوجيا المعلومات من خلال توحيد الأنظمة.
تعزيز أمن البيانات:- يعمل النظام على تطبيق ضوابط أمنية موحدة على جميع البيانات ويساهم في تحسين إدارة الوصول وصلاحيات المستخدمين.

مميزات وعيوب نظام ERP

فيما سبق استعرضنا الكثير من التفاصيل حول ما هو نظام ERP System .. دليلك لتخطيط موارد المؤسسة بما في ذلك الفوائد وطريقة عمله الى جانب تعريفه ومكوناته، وفيما يلي سوف نسلط الضوء على مميزات وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة لكي تكون على دراية بالموضوع كاملًأ.

مميزات نظام ERP:-

للنظام مجموعة واسعة من المميزات من خلالها تتمكن الشركات في تحقيق أهدافها الاستراتيجية، وفيما يلي سوف نسلط الضوء على أبرز المميزات التي يمكن أن تحصل عليها بعد تطبيقه في مؤسستك:-

يوفر النظام مجموعة شاملة ومتكاملة من التطبيقات تغطي مختلف جوانب الأعمال بما في ذلك المحاسبة، والمبيعات، والمشتريات، وإدارة المخزون وغيرها، وذلك الأمر يساعد المؤسسة بشكل كبير في تحقيق أهدافها.
يمكن للمؤسسات تخصيص أنظمة ERP حسب احتياجات المؤسسة وحجمها وذلك يجعل من تلك الانظمة مرنة ونتيجًة لذلك يتكامل النظام ويتكيف مع الأنظمة الأخرى ومع كافة خطط العمل والاستراتيجيات.
يتيح النظام إضافة وتعديل المكونات والوحدات حسب طريقة عمل مؤسستك ذلك الأمر يخفض من التكاليف التي تهدر في تطبيق الأنظمة الأخرى الى جانب ذلك يساهم في نمو نشاط المؤسسات التجاري.
يوفر النظام تحليلات وتقارير دقيقة وفورية حيث يمكنك تتبع المؤشرات الرئيسية واتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على برنامج ERP والبيانات الفعلية.
يوفر النظام للمؤسسات إمكانية المراقبة اللحظية للأداء الى جانب ذلك يساعد على الربط والتواصل الداخلي بين الأقسام المختلفة والوظائف ومن السهل الوصول له عبر الهواتف أو الحواسيب بشرط توفر انترنت قوي.
واجهة الاستخدام غير معقدة وبناءًا على ذلك يمكن للموظفين التعامل معه بدون الحاجة الى الدورات التدريبية كما أنه مرن وقابل للتخصيص ويوجد به الكثير من المميزات الأخرى.

عيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة:-

على الرغم من قوة النظام إلا أنه لا يخلو من العيوب والتي سوف نشير إليها بالمزيد من التفصيل وذلك فيما يلي من نقاط:-

قد يواجه الموظفون الكثير من المشكلات في التعود على التعامل مع النظام الجديد في البداية وذلك الأمر يحتاج الى إنفاق المزيد من التكاليف على الدورات التدريبية التي تعطى لهم.

قد لا يتناسب النظام تمامًا مع العمليات الفريدة للشركة كما أن التخصيص الزائد قد يكون مكلفًا ويعقد الترقيات المستقبلية الى جانب ذلك قد يكون من الصعب والمكلف التحول إلى نظام آخر في المستقبل.

تركيز جميع البيانات في نظام واحد يزيد من مخاطر الاختراق كما أن أ] عملية هجوم على البيانات يمكن أن تحدث تأثير واسع النطاق وذلك لإرتباط البيانات ببعضها.

أي عطل في النظام قد يؤثر على جميع العمليات في الشركة وفي بعض الحالات تؤدي الأعطال الكبيرة إلى توقف العمل بشكل كامل مما يعرض المؤسسة للخسائر.

من الضروري عمل تحديثات بشكل دوري للنظام وذلك الأمر مرهق ومكلف وقد يجعل الموظفين يحتاجون الى المزيد من الدورات التدريبية.

فيما سبق استعرضنا الكثير من المعلومات والتفاصيل حولما هو نظام ERP System .. دليلك لتخطيط موارد المؤسسة ERP بما في ذلك المميزات والعيوب والفوائد الى جانب تعريف النظام وطريقة عمله، ختامًا نود الإشارة الى أنه من أقوى الانظمة التي يجب الاعتماد عليها في الوقت الحالي وذلك نظرًا لأنه يوفر مجموعة واسعة من المميزات ويساعد المؤسسة على الوصول الى أهدافها.